Terminbuchung direkt im Gespräch: Die Kalenderintegration von Safina AI

Voraussetzungen: Was Du für die direkte Terminbuchung benötigst

Bevor Du startest, stelle sicher, dass Du die folgenden Voraussetzungen erfüllst.

Die Unterstützung für weitere Kalnderanbieter ist für die Zukunft geplant.

Safina als Deine vollautomatische Terminplanerin

Kennst Du das? Ein Anruf, ein Terminwunsch – und schon beginnt das Jonglieren. Kalender öffnen, Zeiten abgleichen, eine Bestätigung schreiben, hoffen, dass der Kunde den Termin auch bei sich einträgt. Dieser Prozess kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Bisher konnte Safina AI Dir diese Arbeit erleichtern, indem sie einen Buchungslink per SMS versendet hat. Jetzt gehen wir einen entscheidenden Schritt weiter.

Alternative Methode: Du möchtest Anrufern lieber die freie Wahl in Deinem externen Buchungstool (z.B. Calendly) lassen? In unserem Artikel So hinterlegst Du Deinen Terminbuchungslink in Safina erfährst Du alles über diese Methode.

Mit der neuen, direkten Kalenderintegration wird Deine Safina-Assistenz zur vollautomatischen Terminplanerin. Sie prüft in Echtzeit Deine Verfügbarkeit, bucht Termine direkt in Deinen Kalender und sorgt sogar dafür, dass Dein Anrufer eine offizielle Kalendereinladung erhält. Kein manuelles Nachtragen, keine Medienbrüche, kein Aufwand – nur pure Effizienz.

In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du diese Funktion einrichtest.

So richtest Du die direkte Terminbuchung ein

Die Konfiguration ist in wenigen Minuten erledigt. Unsere Anleitung führt Dich durch die Menüs, die Du auch auf den Screenshots siehst.

Schritt 1: Terminbuchung finden und Methode auswählen

Zuerst musst Du die richtige Einstellung in der App finden.

1. Öffne die Safina App und navigiere zum Tab Safina AI.
2. Unter “Integration & Automatisierung” findest Du den Menüpunkt Terminbuchung.
3. Aktiviere ganz oben den Schalter “Terminbuchung aktivieren”.
4. Wähle nun unter “Buchungsmethode” die Option “Termin direkt im Gespräch buchen” aus.

Schritt 2: Kalender verbinden und synchronisieren

Nun verbinden wir Safina mit Deinem Kalender, damit sie Deine Verfügbarkeit prüfen kann.

1. Tippe im Bereich “Einrichtung” auf “Kalender hinzufügen”.
2. Auf der Seite “Kalender hinzufügen” siehst Du unter “Deine Kalender” alle verbundenen Kalender. Tippe auf das Plus-Symbol (+), um einen neuen Kalender hinzuzufügen.
3. Wähle nun Deinen Anbieter (Google oder Microsoft), tippe auf “Verknüpfen” und folge dem Authentifizierungsprozess.

Wichtiger Datenschutzhinweis: Wie auch in der App angezeigt wird, gilt stets: “Zum Schutz Deiner Privatsphäre erfährt Safina nur die Verfügbarkeit und keine Termindetails.” Safina sieht nur “freie” oder “belegte” Zeitblöcke, aber niemals, was in Deinen Terminen steht.

Schritt 3: Verfügbarkeit und Termindauer festlegen

Damit Safina weiß, wann und wie lange sie Termine buchen darf, legst Du nun die Rahmenbedingungen fest.

• Verfügbarkeit: Tippe auf diesen Menüpunkt und gib die allgemeinen Zeitfenster an, in denen Du für Termine zur Verfügung stehst (z.B. Montag – Freitag, 09:00 – 17:00 Uhr).
• Termindauer: Lege hier eine Standarddauer für einen von Safina gebuchten Termin fest (z.B. 30 oder 60 Minuten).

Schritt 4 (Optional): Den Zielkalender festlegen

Dieser Schritt ist nur relevant, wenn Du mehr als einen Kalender mit Safina verbunden hast.

• Fall 1: Du hast nur einen Kalender verbunden. Perfekt, Safina nutzt diesen automatisch als Ziel für neue Buchungen. Du musst nichts weiter tun.
• Fall 2: Du hast mehrere Kalender verbunden. Du musst Safina mitteilen, in welchen Kalender sie neue Termine eintragen soll. Tippe dazu auf der Seite “Kalender hinzufügen” auf den Menüpunkt “Zielkalender für Buchungen” und wähle den gewünschten Kalender aus der Liste aus. Safina wird weiterhin alle verbundenen Kalender auf freie Zeiten prüfen, aber den neuen Termin ausschließlich in diesem Zielkalender erstellen.

Die Terminbuchung aus Anrufersicht: Von der Anfrage zum Kalendereintrag

Nach der Einrichtung arbeitet die Funktion im Hintergrund, um den gesamten Buchungsprozess für Deine Anrufer so reibungslos wie möglich zu gestalten. Der Ablauf für den Anrufer gliedert sich in drei Phasen.

**Wie funktioniert das eigentlich?**Wenn Du tiefer eintauchen möchtest, wie unsere KI einen Terminwunsch überhaupt erkennt, empfehlen wir Dir unseren Artikel: Wie erkennt Safina einen Terminwunsch im Gespräch?

Schritt 1: Die interaktive Terminfindung im Gespräch

Safina führt einen natürlichen Dialog, um einen passenden Termin zu finden. Anstatt nur einen einzigen Slot vorzuschlagen, kann sie auf Wünsche eingehen und verfügbare Zeiten intelligent anbieten.

Anrufer: “Guten Tag, ich würde gerne einen Beratungstermin vereinbaren.”Safina: “Sehr gerne. Haben Sie bereits einen bestimmten Tag im Sinn?” Anrufer: “Ja, am besten wäre der kommende Dienstag.” Safina: (Prüft die Verfügbarkeit für Dienstag im Hintergrund) “Am Dienstag hätte ich um 10:00 Uhr, 11:30 Uhr oder am Nachmittag um 15:00 Uhr einen freien Termin. Welcher würde Ihnen am besten passen?” Anrufer: “15:00 Uhr ist perfekt.” Safina: “Ausgezeichnet. Ich habe den Termin für Sie am kommenden Dienstag um 15:00 Uhr soeben gebucht. Ich werde Ihnen nun eine Terminbestätigung per SMS senden.”

Schritt 2: Der Versand der Bestätigungs-SMS

Um die Bestätigung zuzustellen, prüft Safina die vorliegende Rufnummer und fragt gezielt nach:

• Bei erkannten Mobilnummern: “Soll ich die Bestätigung an die Nummer senden, von der Sie gerade anrufen?”
• Bei Festnetz- oder unterdrückten Nummern: “An welche Mobilfunknummer darf ich Ihnen eine SMS mit dem Bestätigungslink senden?”

Nach der Antwort wird die SMS versendet.

Schritt 3: Der geführte Prozess zum Kalendereintrag

Der Anrufer wird durch einen einfachen, browserbasierten Prozess geleitet, um den Termin zu finalisieren:

1. Ein Klick auf den Link in der SMS öffnet eine Webseite.
2. Auf dieser Seite sind die Termindetails (Anlass, Datum, Uhrzeit) übersichtlich zusammengefasst.
3. Der Anrufer gibt seine E-Mail-Adresse in das vorgesehene Feld ein und klickt auf “Kalendereinladung senden”.
4. Anschließend erhält er eine standardisierte Kalendereinladung per E-Mail. Diese kann er wie gewohnt annehmen, wodurch der Termin fest in seinem eigenen Kalender gespeichert wird.

Fazit

Die direkte Kalenderintegration verwandelt Safina AI von einer intelligenten Assistenz in ein proaktives Teammitglied. Du sparst wertvolle Zeit, eliminierst organisatorischen Aufwand und bietest Deinen Anrufern einen beeindruckend professionellen und nahtlosen Service.