Ansagetexte zum Übernehmen
Weihnachten & Neujahr
Danke für Ihren Anruf bei [Kanzleiname]. Unsere Kanzlei ist über die Feiertage vom [Startdatum] bis [Enddatum] geschlossen. Ab dem [Rückkehrdatum] um [Uhrzeit] sind wir wieder für Sie da. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens. Wir rufen nach unserer Rückkehr zurück. Bei dringenden Angelegenheiten mit einer Frist oder einem Gerichtstermin während der Schließzeit schreiben Sie bitte eine E-Mail an [Anwaltsname] unter [E-Mail-Adresse] mit dem Betreff DRINGEND.
Ostern / Frühjahrspause
Sie haben [Kanzleiname] erreicht. Wir sind über Ostern vom [Startdatum] bis [Enddatum] geschlossen und ab dem [Rückkehrdatum] um [Uhrzeit] wieder erreichbar. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen. Bei dringenden Angelegenheiten mit einem bevorstehenden Gerichtstermin oder einer Frist schreiben Sie an [Anwaltsname] unter [E-Mail-Adresse].
Betriebsferien / Sommerzeit
Danke für Ihren Anruf bei [Kanzleiname]. Unsere Kanzlei hat vom [Startdatum] bis [Enddatum] Betriebsferien. Ab dem [Rückkehrdatum] sind wir wieder da. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Bei fristgebundenen Angelegenheiten zu einem laufenden Mandat senden Sie eine E-Mail an [E-Mail-Adresse], wir prüfen sie aus der Ferne.
Einzelner Feiertag / Brückentag
Hallo, Sie haben [Kanzleiname] erreicht. Unser Büro ist heute wegen [Feiertagsname] geschlossen und morgen ab [Uhrzeit] wieder geöffnet. Hinterlassen Sie bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und Ihrem Anliegen. Wir melden uns gleich morgen früh. Bei fristgebundenen Angelegenheiten schreiben Sie an [E-Mail-Adresse].
Unvorhergesehene Schließung
Danke für Ihren Anruf bei [Kanzleiname]. Unser Büro ist heute leider unerwartet geschlossen wegen [Grund]. Voraussichtlich öffnen wir am [Rückkehrdatum] um [Uhrzeit] wieder. Wenn Sie eine Angelegenheit mit einer Einreichungsfrist oder einem Gerichtstermin während dieser Schließung haben, senden Sie bitte umgehend eine E-Mail an [Partnername] unter [E-Mail-Adresse]. Für alle anderen Anfragen hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und Details, und wir melden uns bei der Rückkehr.
Tipps zum Anpassen
Anwaltskanzleien sollten immer eine Notfall-E-Mail für fristgebundene Angelegenheiten angeben. Gerichte verschieben Fristen nicht, weil die Kanzlei Betriebsferien hat. Einen konkreten Anwalt oder Partner nennen, der die E-Mails während der Schließung prüft, damit der Anrufer weiß, dass ein echter Mensch die Nachricht sieht. Daten exakt aktualisieren und die Feiertags-Ansage am Morgen der Rückkehr entfernen.
Gerichtsfristen kennen keine Feiertage
Die Herausforderung bei Kanzlei-Schließungen: Das Rechtssystem arbeitet weiter. Einreichungsfristen, Gerichtstermine und Verjährungsfristen pausieren nicht, weil die Kanzlei zwischen Weihnachten und Neujahr geschlossen hat. Das macht die Feiertags-Ansage mehr als nur eine Höflichkeit. Sie ist ein Risikomanagement-Werkzeug.
Ein Mandant, der während der Schließung anruft und eine Frist in den nächsten 48 Stunden hat, braucht einen klaren Weg, jemanden zu erreichen. Wenn die Ansage nur sagt “Wir sind geschlossen, hinterlassen Sie eine Nachricht”, entsteht eine Lücke, die zu einer versäumten Frist, einer beschädigten Mandantenbeziehung oder schlimmstenfalls einer Haftungsfrage führen kann.
Wann welche Vorlage passt
Weihnachten & Neujahr ist die wichtigste Ansage. Die meisten Kanzleien schließen eine Woche oder länger rund um die Feiertage. Diese Nachricht braucht exakte Daten, eine konkrete Rückkehrzeit und vor allem eine Notfall-E-Mail, die mindestens ein Anwalt überwacht. Den Namen nennen. “Schreiben Sie an Herrn Dr. Schmidt, s.schmidt@kanzleiname.de” ist deutlich beruhigender als “schreiben Sie an info@kanzleiname.de.”
Ostern / Frühjahrspause ist in der Regel ein verlängertes Wochenende, manche Kanzleien nehmen die ganze Karwoche frei. Die Ansage kurz halten, aber trotzdem die Notfall-E-Mail angeben. Familienrechtliche Angelegenheiten tendieren dazu, sich rund um Feiertage zuzuspitzen.
Betriebsferien / Sommerzeit betrifft Kanzleien, die im Sommer eine Pause machen oder auf reduzierte Zeiten umstellen. Kleinere Kanzleien und Einzelanwälte schließen manchmal ein bis zwei Wochen im Juli oder August. Wenn reduzierte Zeiten statt einer Komplettschließung gelten, den angepassten Zeitplan klar benennen. “Wir sind Montag bis Mittwoch, 9 bis 15 Uhr erreichbar” ist besser als “wir haben reduzierte Sommerzeiten.”
Einzelner Feiertag / Brückentag ist die Kurzversion für Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Tag der Deutschen Einheit und ähnliche Tage. Die Nachricht kurz halten: heute geschlossen, morgen wieder da, bei Fristen diese E-Mail.
Unvorhergesehene Schließung deckt ungeplante Situationen ab: ein Wasserrohrbruch, ein Stromausfall oder ein Wetterereignis. Schnell aufnehmen mit dem voraussichtlichen Rückkehrdatum und dem Notfallkontakt für aktive Mandate. Mandanten haben Verständnis für den Grund, brauchen aber die Sicherheit, dass ihr Fall weiter betreut wird.
Der Notfallkontakt ist nicht verhandelbar
Jede Feiertags-Ansage einer Kanzlei braucht einen Notfallweg für fristgebundene Angelegenheiten. Warum das nicht verhandelbar ist:
- Verjährungsfristen können während der Schließung ablaufen
- Gerichtlich gesetzte Fristen passen sich nicht dem Urlaubsplan an
- Die Gegenseite kann Schriftsätze einreichen, die eine Reaktion erfordern
- Mandanten können Zustellungen erhalten (Vorladungen, Klageschriften), die sofortige Aufmerksamkeit brauchen
Der einfachste Ansatz ist eine feste E-Mail-Adresse, die ein Partner oder Senior Associate rotierend überwacht. Diese Person muss nicht über den Feiertag arbeiten. Sie muss nur ein- bis zweimal am Tag die E-Mails prüfen und einschätzen, ob etwas nicht bis zur Wiedereröffnung warten kann.
Manche Kanzleien nutzen dafür einen Telefonservice, aber E-Mail funktioniert genauso gut und erzeugt eine schriftliche Dokumentation. Welche Methode auch gewählt wird: vor der Schließung testen.
Potenzielle Mandanten rufen auch an Feiertagen an
Rechtliche Probleme pausieren nicht über die Feiertage. Trennungsgespräche passieren bei Familientreffen. Autounfälle passieren auf Feiertagsfahrten. Geschäftsstreitigkeiten tauchen auf, wenn die Jahresabschlüsse reinkommen. Das sind potenzielle Mandanten, die zum ersten Mal anrufen, und die Feiertags-Ansage ist ihr erster Eindruck von der Kanzlei.
Eine professionelle Ansage mit klaren Daten und einem Weg für dringende Sachen signalisiert Kompetenz. Eine nachlässige Ansage, oder eine, die noch vom letzten Feiertag übrig ist, signalisiert das Gegenteil.
Ganzjährige Erreichbarkeit ohne ganzjährige Besetzung
Selbst die beste Feiertags-Ansage kann nicht das, was ein echtes Gespräch kann. Safina nimmt Anrufe während Schließzeiten entgegen, fragt den Anrufer nach seinem Anliegen und schickt Dir eine Zusammenfassung mit Kontaktdaten. Wenn der Anrufer eine fristgebundene Sache beschreibt, kann die KI ihn an die Notfall-E-Mail weiterleiten. Du bekommst strukturierte Aufnahmenotizen statt eines Stapels Mailbox-Nachrichten.
Der Basic-Plan für 9,99 Euro im Monat deckt die Handvoll Anrufe ab, die während einer typischen Feiertagsschließung reinkommen. Wer ganzjährige Overflow-Abdeckung für arbeitsreiche Phasen will, nimmt den Pro-Plan für 24,99 Euro mit 100 Minuten.
Für die tägliche Anrufannahme findest Du Begrüßungsskripte bei uns. Für verpasste Anrufe außerhalb der Sprechzeiten die Abwesenheitsansagen. Wie Steuerberater ähnliche Schließzeiten handhaben, ist auch einen Blick wert. Die komplette Vorlagen-Sammlung hat Skripte für jede Branche.
