Scripts prêts à l'emploi
Fermeture Noël et Nouvel An
Merci d'avoir appelé le cabinet [Nom du cabinet]. Notre cabinet est fermé pour les fêtes de fin d'année du [date de début] au [date de fin]. Nous rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et une brève description de votre affaire, et nous vous rappellerons à notre retour. Si vous avez une affaire urgente impliquant un dépôt ou une audience pendant la fermeture, veuillez envoyer un e-mail à Maître [nom de l'avocat] à l'adresse [adresse e-mail] avec URGENT en objet.
Pont / Congés de printemps
Vous avez joint le cabinet [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés pour le pont du [date de début] au [date de fin] et serons de retour le [date de retour] à [heure]. Laissez votre nom, votre numéro et le motif de votre appel, et nous vous recontacterons à la réouverture. Pour toute affaire impliquant une audience ou un délai de dépôt imminent, envoyez un e-mail à Maître [nom de l'avocat] à l'adresse [adresse e-mail].
Fermeture estivale / Horaires réduits
Merci d'avoir appelé le cabinet [Nom du cabinet]. Notre cabinet est fermé pour congés d'été du [date de début] au [date de fin]. Nous rouvrirons le [date de retour]. Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un bref message, et nous vous rappellerons à notre retour. Pour toute question urgente liée à un dossier en cours, envoyez un e-mail à [adresse e-mail] et nous le consulterons à distance.
Toussaint / Congés d'automne
Bonjour, vous avez joint le cabinet [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés pour les congés de la Toussaint du [date de début] au [date de fin] et serons de retour le [date de retour] à [heure]. Veuillez laisser un message avec votre nom, votre numéro de téléphone et le motif de votre appel. Pour les affaires urgentes impliquant un délai judiciaire, envoyez un e-mail à [adresse e-mail] en indiquant votre numéro de dossier.
Fermeture exceptionnelle
Merci d'avoir appelé le cabinet [Nom du cabinet]. Notre cabinet est exceptionnellement fermé aujourd'hui en raison de [motif]. Nous prévoyons de rouvrir le [date de retour] à [heure]. Si vous avez une affaire avec un délai de dépôt ou une audience prévue pendant cette fermeture, veuillez envoyer un e-mail immédiatement à Maître [nom de l'associé gérant] à l'adresse [adresse e-mail]. Pour toute autre demande, laissez votre nom, votre numéro de téléphone et les détails, et nous vous contacterons à notre retour.
Conseils de personnalisation
Les cabinets d'avocats doivent toujours fournir un e-mail d'urgence pour les affaires à délai. Les tribunaux ne décalent pas les échéances parce que votre cabinet est fermé pour les fêtes. Nommez un avocat ou associé précis qui consulte ses e-mails pendant les fermetures pour que l'appelant sache qu'une personne réelle verra son message. Mettez à jour les dates avec précision et retirez le message de congés le matin de votre retour.
Les délais judiciaires ne respectent pas les jours fériés
Le défi des fermetures de cabinet pour jours fériés, c’est que le système judiciaire continue de tourner. Les délais de dépôt, les dates d’audience et les prescriptions ne s’interrompent pas parce que votre cabinet est fermé entre Noël et le Jour de l’An. Cela fait de votre message téléphonique de congés bien plus qu’une simple courtoisie. C’est un outil de gestion des risques.
Un client qui appelle pendant votre fermeture au sujet d’un délai à respecter dans les 48 prochaines heures a besoin d’un chemin clair pour joindre quelqu’un. Si votre message dit simplement « nous sommes fermés, laissez un message vocal », vous créez une faille qui pourrait entraîner un délai manqué, une relation client endommagée, ou pire, une action en responsabilité professionnelle.
Quand utiliser chaque script
Fermeture Noël et Nouvel An est le plus important. La plupart des cabinets ferment une semaine ou plus autour des fêtes. Ce message doit indiquer des dates précises, une heure de retour spécifique, et surtout un e-mail d’urgence surveillé par au moins un avocat. Nommez la personne. « Envoyez un e-mail à Maître Dupont à m.dupont@cabinetdupont.fr » est bien plus rassurant que « écrivez à contact@cabinetdupont.fr ».
Pont / Congés de printemps couvre les fermetures de quelques jours. Les tribunaux sont parfois également fermés, ce qui réduit quelque peu l’urgence. Mais les clients ne connaissent pas toujours le calendrier judiciaire, alors incluez quand même l’e-mail d’urgence. Les affaires de droit de la famille, en particulier, ont tendance à s’envenimer autour des périodes de vacances.
Fermeture estivale / Horaires réduits concerne les cabinets qui prennent des congés d’été ou passent à des horaires allégés. Les petits cabinets et les avocats exerçant seuls ferment parfois une semaine ou deux en juillet ou août. Si vous réduisez vos horaires plutôt que de fermer, indiquez le planning ajusté clairement. « Nous sommes au cabinet du lundi au mercredi, de 9h à 15h » est mieux que « nous avons des horaires réduits cet été ».
Toussaint / Congés d’automne est une fermeture plus courte, généralement un long week-end. Certains cabinets l’étendent à une semaine complète. Gardez le message concis mais incluez toujours l’e-mail d’urgence.
Fermeture exceptionnelle couvre les situations imprévues : un dégât des eaux, une coupure de courant ou un événement météorologique. Enregistrez ce message rapidement avec la date de retour prévue et le contact d’urgence pour les dossiers actifs. Les clients comprendront la raison, mais ils ont besoin de savoir que leur dossier est toujours suivi.
Le contact d’urgence n’est pas optionnel
Chaque message de congés d’un cabinet d’avocats doit comporter un circuit d’urgence pour les affaires à délai. Voici pourquoi c’est non négociable :
- Des prescriptions peuvent expirer pendant votre fermeture
- Les délais imposés par le tribunal ne s’ajustent pas à votre planning de vacances
- La partie adverse peut déposer des requêtes nécessitant une réponse
- Les clients peuvent recevoir des actes juridiques (assignations, citations) nécessitant une action immédiate
L’approche la plus simple est une adresse e-mail dédiée, surveillée par un associé ou un collaborateur senior selon un roulement. Cette personne n’a pas besoin de travailler pendant les congés. Elle doit juste consulter ses e-mails une ou deux fois par jour et trier ce qui ne peut pas attendre la réouverture.
Certains cabinets utilisent un service de permanence téléphonique, mais l’e-mail fonctionne tout aussi bien et crée une trace écrite. Quelle que soit la méthode choisie, testez-la avant le début de la fermeture.
Les clients potentiels appellent aussi pendant les jours fériés
Les gens ne cessent pas d’avoir des problèmes juridiques pendant les vacances. Les conversations de divorce surgissent lors des réunions de famille. Les accidents de la route arrivent sur les trajets des vacances. Les litiges commerciaux apparaissent avec les bilans de fin d’année. Ce sont des clients potentiels qui appellent pour la première fois, et votre message de congés est leur première impression de votre cabinet.
Un message professionnel avec des dates claires et un circuit pour les affaires urgentes signale de la compétence. Un message négligé, ou un message datant d’une période de congés précédente, signale le contraire. Si vous êtes en concurrence avec d’autres cabinets pour de nouveaux clients, ces détails comptent.
Réactivité toute l’année sans personnel toute l’année
Même le meilleur message enregistré de congés ne peut pas faire ce qu’une vraie conversation fait. Safina répond à votre téléphone pendant les fermetures, interroge l’appelant sur sa situation et vous envoie un résumé avec les coordonnées. Si l’appelant décrit une affaire à délai critique, l’IA peut le diriger vers votre e-mail d’urgence. Vous recevez des notes d’accueil organisées plutôt qu’une pile de messages vocaux.
Le forfait Basic à 9,99 €/mois couvre le filet d’appels qui arrivent pendant une fermeture de congés classique. Si vous souhaitez une couverture de débordement toute l’année pour les périodes chargées, le forfait Pro à 24,99 €/mois gère 100 minutes. Dans tous les cas, aucun appelant ne tombe sur une ligne morte.
Consultez nos scripts d’accueil pour cabinets d’avocats pour la gestion quotidienne des appels et les modèles hors horaires pour la couverture régulière soirs et week-ends. Parcourez la bibliothèque complète de scripts pour des modèles dans tous les secteurs.
