Ansagetexte zum Übernehmen
Abends Standard
Danke für Ihren Anruf bei [Kanzleiname]. Unser Büro ist für heute geschlossen, wir öffnen morgen wieder um [Uhrzeit]. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens. Wir rufen Sie morgen früh zurück. Wenn bei Ihnen eine Frist innerhalb der nächsten 48 Stunden ansteht, erwähnen Sie das bitte in Ihrer Nachricht, damit wir Ihren Anruf priorisieren können.
Wochenende
Sie haben [Kanzleiname] erreicht. Unser Büro ist am Wochenende geschlossen und öffnet am Montag um [Uhrzeit] wieder. Hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und eine Zusammenfassung Ihres Anliegens, wir melden uns Montag früh. Wenn Sie Unterlagen einreichen möchten, senden Sie diese per E-Mail an [E-Mail-Adresse] oder laden Sie sie über unser Mandantenportal auf [Webseite] hoch.
Steuersaison-Ansage
Danke für Ihren Anruf bei [Kanzleiname]. Wir haben derzeit ein hohes Anrufaufkommen in der Steuersaison. Unsere erweiterten Öffnungszeiten sind [Zeiten], [Tage]. Wenn Sie außerhalb dieser Zeiten anrufen, hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und die Art Ihrer Steuerfrage. Wir rufen innerhalb von [Zeitrahmen] zurück. Für den Upload von Unterlagen nutzen Sie unser sicheres Portal unter [Webseite].
Feiertagsansage
Danke für Ihren Anruf bei [Kanzleiname]. Unser Büro ist wegen [Feiertag] vom [Startdatum] bis [Enddatum] geschlossen und öffnet am [Rückkehrdatum] wieder. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wenn Ihr Anliegen eine Frist betrifft, die in unsere Schließungszeit fällt, nennen Sie bitte das Fristdatum in Ihrer Nachricht. Wir kümmern uns umgehend darum, wenn wir zurück sind.
Neumandanten-Anfrage
Danke für Ihren Anruf bei [Kanzleiname]. Wir sind für heute geschlossen, aber wir freuen uns über Ihr Interesse. Hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und worum es geht: Einkommensteuererklärung, Unternehmensbesteuerung, Buchhaltung oder etwas anderes. Wir rufen Sie zurück, um ein Erstgespräch zu vereinbaren. Mehr über unsere Leistungen erfahren Sie auf [Webseite].
Tipps zum Anpassen
Steuerberatungskanzleien bekommen besonders viele Abendanrufe von Januar bis Mai. Die Ansage aktualisieren, um erweiterte Öffnungszeiten in der Steuersaison abzubilden, und realistische Rückrufzeiten nennen. Immer das sichere Mandantenportal oder die E-Mail-Adresse für Dokumenteneinreichung erwähnen. Der Fristenhinweis im Abend-Skript hilft dem Team, die Rückrufe am Morgen richtig zu priorisieren.
Steuerberater bekommen mehr Abendanrufe als sie denken
Steuerberatungskanzleien schließen um 17 oder 18 Uhr, aber die Mandanten rufen weiter an. Ein Selbstständiger ist um 19 Uhr endlich mit dem Arbeitstag fertig und hat jetzt Zeit, über die Quartalsvoranmeldung nachzudenken. Ein Angestellter bekommt abends Post vom Finanzamt und ruft seinen Steuerberater um 20 Uhr an. Ein Freiberufler merkt am Sonntagabend, dass die geschätzte Vorauszahlung am Dienstag fällig ist.
Diese Anrufer stöbern nicht. Sie haben ein konkretes Anliegen, oft mit einer Frist. Was sie hören, wenn sie abends bei der Kanzlei anrufen, entscheidet, ob sie ihre Informationen hinterlassen oder auflegen und jemand anderen anrufen.
Die Zahlen in der Steuersaison sprechen eine klare Sprache. Von Januar bis Mai verdoppelt oder verdreifacht sich das Abend-Anrufvolumen bei den meisten Kanzleien. Viele dieser Anrufe kommen von potenziellen Neumandanten, die einen neuen Steuerberater suchen. Die Abwesenheitsansage ist der erste Eindruck, und für manche Anrufer der einzige.
Die Steuersaison ändert alles
Die reguläre Abwesenheitsansage verspricht vielleicht einen Rückruf “morgen früh”. In der Steuersaison ist das schwer einzuhalten. Wenn 25 Leute über Nacht eine Nachricht hinterlassen und das Team um 9 Uhr mit den Rückrufen beginnt, hört die letzte Person auf der Liste vielleicht erst am Nachmittag etwas.
Das Steuersaison-Skript oben geht ehrlich damit um: “Wir rufen innerhalb von [Zeitrahmen] zurück.” Transparente Rückrufzeiten sind besser als zu viel versprechen. Ein Mandant, der einen Rückruf innerhalb von 24 Stunden erwartet und nach 18 Stunden einen bekommt, ist zufrieden. Ein Mandant, der “morgen früh” erwartet und erst um 15 Uhr angerufen wird, ist frustriert.
In den Stoßmonaten die Ansage bei Bedarf wöchentlich anpassen. Den Rückrufzeitraum justieren, wenn das Volumen schwankt. Die erweiterten Öffnungszeiten nennen, damit Anrufer wissen, dass sie früher oder später als üblich jemanden erreichen können.
Unterlagen nach Geschäftsschluss einreichen
Einer der häufigsten Gründe, warum Mandanten abends anrufen: Sie wollen wissen, wie sie Unterlagen schicken können. Steuerbescheide, Lohnsteuerbescheinigungen, Kontoauszüge, Belege. Sie haben die Papiere in der Hand und wollen sie loswerden.
Wenn die Kanzlei ein sicheres Mandantenportal nutzt, sollte die Abwesenheitsansage das jedes Mal erwähnen. “Sie können Unterlagen über unser sicheres Portal auf [Webseite] hochladen.” Das löst das Problem des Anrufers sofort und treibt die Akte voran, ohne dass das Team etwas tun muss.
Wenn Unterlagen per E-Mail akzeptiert werden, die Adresse in der Ansage nennen. Am besten eine dedizierte Eingangs-E-Mail (unterlagen@kanzleiname.de) statt einer persönlichen Adresse. Das hält alles geordnet und professionell.
Ein Mandant, der seine Unterlagen um 21 Uhr einreichen kann, ist zufrieden. Einer, der bis morgen warten, zurückrufen, in der Warteschleife hängen und dann erst den Portal-Link bekommen muss, ist es nicht.
Neumandanten-Anfragen nach Geschäftsschluss
Potenzielle Neumandanten rufen Steuerbüros oft zum ersten Mal am Abend an. Sie haben den Tag über gearbeitet, und der Abend ist die Zeit, in der sie recherchieren und anrufen. Januar bis März ist die Hochphase für die Neukundengewinnung.
Die Abwesenheitsansage sollte diese Anrufer gezielt ansprechen. Das Neumandanten-Skript oben lädt ein, Name und benötigten Service zu hinterlassen, und verweist auf die Webseite. Das setzt zwei Impulse: einen Rückruf zur Terminvereinbarung und einen Webseitenbesuch, bei dem der Anrufer sich über die Leistungen informieren kann.
Manche Kanzleien zögern, “Neumandanten” ausdrücklich in der Ansage zu erwähnen, aus Sorge, das wirke zu vertrieblich. Tut es nicht. Es wirkt organisiert. Ein potenzieller Mandant, der hört “Wir freuen uns über Ihr Interesse”, fühlt sich willkommen. Einer, der nur ein generisches “Hinterlassen Sie eine Nachricht” hört, weiß nicht einmal, ob die Kanzlei neue Mandate annimmt.
Fristgebundene Anrufe
Steuerberatung dreht sich um Fristen. Abgabetermine, Voranmeldungen, Verlängerungen, Lohnsteuerfristen. Wenn ein Anrufer eine Nachricht über eine Frist hinterlässt, die in zwei Tagen abläuft, muss diese Nachricht anders behandelt werden als eine allgemeine Anfrage.
Das Abend-Skript oben löst das, indem es Anrufer bittet, Fristen innerhalb von 48 Stunden zu erwähnen. Das gibt dem Team eine einfache Triage-Regel: Zuerst nach Fristhinweisen hören, diese Rückrufe vor allen anderen erledigen.
In der Hochsaison lohnt es sich, jemanden am Ende jedes Abends die Mailbox auf dringende Fristmeldungen prüfen zu lassen. Ein 22-Uhr-Check dauert fünf Minuten und kann einen Abgabetermin retten, der sonst verpasst worden wäre.
Warum Steuerbüros KI-Telefonassistenten einsetzen
Mailbox hat ein bekanntes Problem: Die meisten Anrufer hinterlassen keine Nachricht. Sie rufen an, hören die Aufnahme und legen auf. Für Steuerbüros heißt das: verlorene Mandanten und verpasste Fristmeldungen.
Ein KI-Telefonassistent wie Safina nimmt Anrufe rund um die Uhr an. Er fragt den Anrufer nach Name, Art der benötigten steuerlichen Hilfe, ob eine Frist ansteht und wie man ihn erreicht. Dann sendet er eine strukturierte Zusammenfassung ans Team.
In der Steuersaison macht das einen spürbaren Unterschied. Statt 20 Mailbox-Nachrichten unterschiedlicher Qualität bekommt das Team 20 strukturierte Aufnahme-Zusammenfassungen mit Namen, Telefonnummern, Servicearten und Fristen, klar aufgelistet. Priorisieren geht, ohne eine einzige Aufnahme anzuhören. Ab 9,99 Euro im Monat für 30 Minuten Gesprächszeit.
Für Einzelkanzleien und kleine Büros ohne eigene Rezeption ist das besonders wertvoll. Du kannst Dich tagsüber auf die Mandantenarbeit konzentrieren und weißt, dass jeder Abendanruf professionell bearbeitet wird.
Abwesenheitsansage richtig einrichten
Ein paar Grundregeln für Steuerberatungskanzleien:
Für die Steuersaison umstellen. Im Januar auf die Steuersaison-Ansage wechseln und nach dem Abgabetermin im Mai (oder Oktober bei Verlängerungen) zurückstellen. Erweiterte Öffnungszeiten nennen und realistische Rückruffenster setzen.
Immer das Portal erwähnen. Wenn Mandanten Unterlagen online hochladen können, das in jeder Ansage sagen. Spart allen Zeit.
Fristen erfassen. Anrufer bitten, nahende Fristen in der Nachricht zu nennen. Dieser eine Satz kann verpasste Abgaben verhindern.
Für Begrüßungsskripte, wenn das Team direkt abnimmt, schau Dir unsere Begrüßungsvorlagen für Steuerberater an. Für Feiertags-Ansagen die Feiertags-Skripte. Mehr Vorlagen findest Du in der Vorlagen-Bibliothek oder entdecke Lösungen für kleine Unternehmen.
