Vorstellungsgespräche terminieren ohne E-Mail-Pingpong
Vorstellungsgespräche effizient terminieren und den Abstimmungsaufwand reduzieren. Entdecke, wie Du Termine mit Kandidaten und Fachabteilungen einfach koordinierst.
Der perfekte Kandidat ist gefunden – jetzt beginnt der Koordinations-Marathon
Du hast es geschafft: Nach dem Sichten unzähliger Bewerbungen und dem ersten Screening hast Du einen vielversprechenden Kandidaten identifiziert. Ein gutes Gefühl! Doch nun beginnt oft der mühsamste Teil des Prozesses: die Terminfindung für das eigentliche Vorstellungsgespräch.
Was folgt, ist ein zeitraubendes E-Mail-Pingpong. Du versuchst, den Kalender des Kandidaten, Deinen eigenen und den des zuständigen Fachbereichsleiters unter einen Hut zu bekommen. Jeder Vorschlag wird mit Gegenvorschlägen gekontert. Es dauert Tage, bis ein gemeinsamer Termin gefunden ist – wertvolle Zeit, in der Dein Top-Talent bereits ein anderes Angebot annehmen könnte.
Die Koordinations-Falle: Ein langsamer Prozess schadet Deinem Recruiting
Diese manuelle Terminabstimmung ist nicht nur nervenaufreibend, sie schadet Deinem Recruiting-Erfolg auf mehreren Ebenen:
Es kostet zu viel Zeit: Deine Arbeitszeit als Recruiter ist zu wertvoll, um sie mit administrativer Kalenderpflege zu verbringen.
Es verlangsamt den Prozess: Eine lange "Time-to-Hire" (die Zeit von der Bewerbung bis zur Einstellung) ist ein riesiger Nachteil im Wettbewerb um die besten Talente. Schnelligkeit ist oft entscheidend.
Es schadet der Candidate Experience: Ein chaotischer, langsamer und umständlicher Abstimmungsprozess lässt Dein Unternehmen unorganisiert und wenig wertschätzend erscheinen. Der erste Eindruck zählt.
Der Schlüssel: Gib dem Kandidaten die Kontrolle (in Deinem Rahmen)
Die effizienteste Methode zur Terminfindung ist, dem Kandidaten die Möglichkeit zu geben, sich selbst einen passenden Termin aus einer von Dir vordefinierten Auswahl auszusuchen. Das eliminiert das Hin und Her komplett.
Hierfür sind spezialisierte Online-Buchungstools (wie Calendly, Microsoft Bookings etc.) eine hervorragende Lösung. Du kannst im Kalender des Fachbereichs feste Blöcke für Interviews reservieren und nur diese zur Auswahl stellen.
Doch wie integrierst Du das elegant in Deinen Prozess, besonders nach einem ersten positiven Telefonat? Anstatt nach dem Gespräch zu sagen "Ich sende Ihnen dann mal ein paar Vorschläge per E-Mail", kannst Du den Prozess nahtlos fortsetzen. Ein KI-Assistent wie Safina kann diesen Schritt für Dich übernehmen. Direkt nach Deinem Telefon-Screening kann der Assistent dem Kandidaten automatisch eine SMS senden:
"Hallo Herr Mustermann, danke für das gute Gespräch. Wie besprochen, finden Sie hier den Link, um einen Termin für das Kennenlernen mit der Fachabteilung zu buchen: [Link zu Deinem Buchungstool]"
Dieser Ansatz verbindet den persönlichen ersten Kontakt am Telefon mit einem hocheffizienten, digitalen nächsten Schritt. Der Kandidat fühlt sich gut betreut und kann sofort handeln. Du hast Deinen Teil erledigt und musst nicht weiter nachhaken.
Du verwandelst einen der größten Zeitfresser im Recruiting in einen schnellen, professionellen und für den Kandidaten angenehmen Prozess. Das beschleunigt Deine Einstellungen, verbessert den Ruf Deines Unternehmens und gibt Dir mehr Zeit für das, was wirklich zählt: das persönliche Gespräch mit den Talenten von morgen.
