El teléfono sigue siendo la vía más rápida para entrar en el proceso de selección
Los correos se pierden. Las candidaturas online desaparecen en los sistemas de seguimiento de candidatos. Pero una llamada telefónica obtiene una respuesta real en tiempo real. Por eso los candidatos y las empresas siguen descolgando el teléfono para llamar a agencias de empleo, incluso en un mercado laboral donde lo digital va primero.
Para los reclutadores, cada llamada entrante es una posible colocación o una nueva relación comercial. La persona al otro lado del teléfono tomó una decisión activa de ponerse en contacto. El guion de saludo determina si esa primera impresión conduce a una conversación productiva o a un cuelgue rápido.
Gestionar las dos caras de las llamadas de selección
Llamadas de candidatos
Los candidatos llaman por diferentes motivos, y el saludo debe clasificarlos rápidamente:
Candidatos activos responden a una oferta concreta. Mencionarán un título de puesto o un número de referencia. Tu trabajo es confirmar que tienes la vacante, recoger sus datos y empezar la selección o programar una llamada en condiciones.
Exploradores pasivos están tanteando el terreno. Están empleados, no descontentos, pero abiertos a escuchar oportunidades. Estos llamantes necesitan un enfoque más cálido. No pases directamente al modo selección. Pregunta qué buscan y qué les haría cambiar. Primero crea conexión.
Llamadas de seguimiento quieren saber el estado de su proceso. Ya han postulado o han pasado una entrevista. Busca su expediente rápidamente y dale una actualización honesta. Nada daña más la relación con un candidato que repetir tres veces “déjeme consultarlo y le devuelvo la llamada”.
Llamadas de empresas
Las llamadas de empresas son desarrollo de negocio en tiempo real. Un empleador que llama a una agencia de empleo está listo para colaborar. Captura los datos que importan:
- Nombre del puesto y nivel (junior, intermedio, sénior, directivo)
- Contrato indefinido, temporal o con posibilidad de incorporación
- Plazos (incorporación urgente vs. contratación planificada)
- Rango salarial o tarifa
- Ubicación y flexibilidad de teletrabajo
- Nombre y contacto directo del responsable de contratación
Cuanto más averigües en la primera llamada, más rápido podrás presentar candidatos cualificados. Un reclutador que devuelve la llamada al día siguiente con tres perfiles potentes genera credibilidad al instante.
Situaciones confidenciales
Algunos llamantes no te van a contar toda la historia en la primera llamada. Ocupan puestos de responsabilidad y no quieren que se sepa que están buscando. O llaman en nombre de una empresa que aún no ha anunciado la salida de un directivo clave.
Maneja estas llamadas con especial cuidado. Empieza con una garantía: “Todo lo que nos comparta es estrictamente confidencial.” Usa solo su nombre de pila si así lo prefieren. Y dirígelos a un consultor sénior en lugar de a un coordinador junior.
El problema de las entrevistas
Esta es la realidad diaria en la selección de personal: la actividad más productiva de tu equipo es también la mayor barrera para contestar el teléfono. Cuando un reclutador está en una entrevista con un candidato, son 30 a 60 minutos en los que todas las demás llamadas van al buzón de voz.
Una agencia con mucha actividad puede tener de 10 a 15 entrevistas al día en todo el equipo. Eso supone potencialmente horas de llamadas perdidas de candidatos que habrían encajado y de empresas que querían iniciar una búsqueda.
Algunas agencias resuelven esto con un coordinador de recepción. Ayuda a derivar las llamadas, pero una sola persona solo puede atender una llamada a la vez. En las horas punta, las llamadas siguen perdiéndose.
Temporadas altas y picos de volumen
La selección de personal tiene periodos de actividad predecibles. Enero trae una ola de candidatos con espíritu de “año nuevo, trabajo nuevo” y de empresas que liberan presupuestos de contratación del primer trimestre. Septiembre presenta un patrón similar tras el parón veraniego. Estas semanas pueden duplicar o triplicar el volumen normal de llamadas.
Tus guiones de saludo deben ser ágiles durante estos periodos. Cada llamada debe gestionarse en tres o cuatro minutos: identificar al llamante, recoger los datos clave y establecer un siguiente paso. Cualquier cosa más larga crea una cola que se acumula a lo largo del día.
Capturar cada llamada, incluso durante las entrevistas
Las llamadas que tus reclutadores pierden durante las entrevistas suelen ser de los mejores candidatos. Profesionales en activo que sacaron un hueco a la hora del almuerzo para llamar, o responsables de contratación que por fin tienen cinco minutos entre reuniones. Estos llamantes no dejan grandes mensajes de voz. Dejan su nombre y número, o simplemente cuelgan.
Safina capta esas llamadas. Cuando tu equipo está en entrevistas, Safina atiende, hace las preguntas adecuadas (candidato o empresa, qué puesto, cuáles son los plazos) y envía un resumen al reclutador correspondiente. La información llega estructurada y lista para actuar, no como un archivo de audio de 90 segundos.
A partir de 9,99 $/mes por 30 minutos, se amortiza con una sola colocación adicional por trimestre. El plan Profesional a 24,99 $ cubre 100 minutos, suficiente para un equipo de cinco reclutadores. El plan Business a 54,99 $ gestiona 250 minutos para agencias más grandes.
Para situaciones de buzón de voz, consulta nuestros guiones de buzón de voz para agencias de empleo. Para llamadas nocturnas de candidatos, revisa las plantillas de fuera de horario. Explora la biblioteca completa de guiones o descubre cómo evitar llamadas perdidas puede impulsar tus colocaciones. Consulta todas las soluciones sectoriales para más información.