Cinq minutes entre le téléchargement et la mise en service
Configurer Safina ne nécessite ni technicien, ni nouveau matériel, ni migration téléphonique compliquée. Pour la plupart des utilisateurs, tout prend moins de 5 minutes, et tu peux le faire depuis ton canapé.
Voici à quoi ressemble la configuration, étape par étape.
Étape 1 : télécharger et créer ton compte
Télécharge l’application Safina depuis l’App Store ou Google Play. Inscris-toi avec ton e-mail (ou utilise la connexion Apple/Google), confirme ton adresse en un clic, et c’est bon. Pas de vérification interminable, pas de documents à faxer, pas d’attente de validation.
Étape 2 : configurer ton assistante IA
Après ta première connexion, un assistant de configuration te guide à travers les réglages essentiels.
Tu choisis aussi un indicatif pays pour ton numéro Safina personnel. C’est le numéro vers lequel ton téléphone redirigera les appels. Nous prenons actuellement en charge l’Allemagne, l’Autriche, le Royaume-Uni, l’Espagne, l’Afrique du Sud, et d’autres pays sont ajoutés selon les demandes.
C’est ici que tu indiques à Safina comment représenter ton entreprise. Tu règles :
- Le nom de ton entreprise (pour que Safina accueille correctement les appelants)
- Le style d’accueil (chaleureux, professionnel ou personnalisé)
- Ce qu’il faut demander à l’appelant (nom, motif de l’appel, urgence, créneau souhaité)
- Les informations à communiquer (horaires, tarifs, adresse, réponses courantes)
Safina propose des modèles par secteur préchargés avec les bonnes questions pour ton type d’activité. Le modèle d’un plombier pose d’autres questions que celui d’un cabinet d’avocats. Par exemple, le modèle artisans inclut des parcours prédéfinis pour les urgences (type de panne, urgence), les devis (service demandé, périmètre) et la prise de rendez-vous. Tu choisis un modèle, tu l’ajustes, et tu es prêt.
Étape 3 : activer le renvoi d’appels
C’est la seule étape qui touche aux réglages de ton téléphone. Tu dois rediriger les appels vers le numéro Safina quand tu ne peux pas (ou ne veux pas) décrocher.
Plusieurs options de renvoi existent :
| Type de renvoi | Ce qu’il fait | Idéal pour |
|---|---|---|
| Sur non-réponse | Renvoie après X sonneries | Rattraper les appels manqués |
| Sur occupation | Renvoie quand tu es déjà en ligne | Forte volumétrie d’appels |
| Sur injoignabilité | Renvoie si le téléphone est éteint / sans réseau | Itinérants, déplacements |
| Toujours | Tous les appels vont chez Safina | Accueil 100 % IA |
La plupart des entreprises démarrent avec “sur non-réponse” ou une combinaison des trois premiers. Tu décroches ce que tu peux, et Safina attrape le reste.
Étape 4 : tester
Appelle ton propre numéro depuis un autre téléphone. Laisse sonner. Safina décroche. Fais une conversation test. Consulte le résumé dans l’app. Terminé.
Garder ton numéro existant
L’une des inquiétudes les plus fréquentes : “Est-ce que je dois changer de numéro ?” La réponse est non.
Safina fonctionne via le renvoi d’appels, donc ton numéro actuel reste exactement ce qu’il est. Tes clients, tes cartes de visite, ta fiche Google, ton site : rien ne change. Tu ajoutes simplement un filet de sécurité derrière ton numéro existant.
Cela veut aussi dire que tu peux essayer Safina sans risque. Si tu décides que ce n’est pas pour toi, il suffit de désactiver le renvoi. Ton téléphone revient exactement à l’état d’avant.
Pas de portabilité, pas de changement de SIM, pas de négociation avec l’opérateur. Que tu sois chez Orange, SFR, Bouygues, Free ou n’importe quel autre opérateur, le renvoi d’appels est une fonction standard qui marche de la même manière.
Le renvoi d’appels en détail
Le renvoi d’appels a l’air simple, et il l’est en grande partie. Mais quelques points méritent d’être connus.
Les codes GSM sont la méthode la plus rapide pour activer le renvoi sur mobile. Ils ressemblent à ceci : **61*[numéro Safina]**[secondes]#. Safina te fournit les codes exacts pour ton cas, tu les composes une seule fois.
Les applications d’opérateurs et les menus de réglages du téléphone offrent aussi des options de renvoi si tu préfères une interface visuelle.
Les lignes fixes et VoIP (comme une box FRITZ!Box) ont leurs propres réglages de renvoi, accessibles en général via une interface web. Safina propose des guides par opérateur qui t’accompagnent pas à pas.
Les standards d’entreprise (PBX) peuvent également rediriger vers Safina. Si tu as un standard avec plusieurs postes, ton admin IT peut configurer une règle de renvoi en quelques minutes.
L’essentiel : si ton installation téléphonique peut renvoyer les appels (et c’est le cas de presque toutes), elle fonctionne avec Safina.
Ce qui se passe après la configuration
Une fois le renvoi actif, voici à quoi ressemble une journée type :
- Un appel arrive alors que tu ne peux pas répondre
- Ton téléphone le renvoie vers Safina après quelques sonneries
- Safina décroche, accueille l’appelant avec le nom de ton entreprise et mène la conversation
- L’appelant raccroche, satisfait que sa demande ait été entendue
- Tu reçois une notification push avec le résumé
- Tu relis le résumé et décides du moment du rappel
Finies les messageries à écouter. Fini de se demander qui a appelé pendant une réunion. Finis les clients perdus parce que tu étais avec un autre.
Pour les entreprises qui gèrent des dizaines d’appels par jour, cela change complètement l’organisation. Regarde comment différents secteurs utilisent Safina pour voir à quoi ça ressemble en pratique.
Questions courantes sur la configuration
“Puis-je ne renvoyer que certains appels ?” La plupart des systèmes permettent un renvoi conditionnel (occupé, non-réponse, injoignable). Certains standards pro peuvent aussi renvoyer selon l’horaire ou l’identifiant de l’appelant.
“Et si je veux que Safina prenne certains appels et moi les autres ?” Utilise le renvoi “sur non-réponse”. Si tu décroches, Safina n’intervient jamais. Sinon, elle prend le relais. Simple.
“Puis-je changer mon accueil plus tard ?” Oui. Tu peux mettre à jour l’accueil, les questions et les préférences de traitement à tout moment dans l’app. Les changements s’appliquent immédiatement.
“La configuration a-t-elle un coût ?” Non. La configuration est gratuite. Tu ne paies que ta formule choisie et il existe un essai gratuit pour démarrer.
“Et si j’ai un souci avec le renvoi ?” Le support Safina peut t’accompagner pour le renvoi propre à ton téléphone et à ton opérateur. C’est la seule étape qui varie selon l’appareil, mais nous avons des guides pour toutes les combinaisons majeures.
Les étapes suivantes, une fois en production
Une fois lancé et en train de recevoir des appels, quelques actions t’aideront à tirer le meilleur de Safina :
- Relis tes 5 à 10 premiers résumés pour vérifier que Safina pose les bonnes questions
- Ajuste l’accueil si les appelants réagissent à des formulations précises
- Ajoute des paires questions/réponses fréquentes pour que Safina puisse y répondre directement
- Consulte tes statistiques d’appels pour voir les heures de pointe et les tendances
- Explore les intégrations pour connecter Safina à ton calendrier, ton CRM ou tes outils de travail
La plupart des utilisateurs trouvent leur configuration idéale dans la première semaine. Ensuite, Safina tourne en arrière-plan, discrètement, pendant que tu fais ton travail.