Gotowe skrypty
Ogólna / Recepcja
Dzień dobry, tu [Nazwa restauracji]. Aktualnie obsługujemy gości i nie możemy odebrać telefonu. Prosimy o zostawienie imienia, numeru telefonu i powodu połączenia -- czy chodzi o rezerwację, zamówienie na wynos czy pytanie. Oddzwonimy w ciągu [czas].
Rezerwacje -- przepełnienie
Dziękujemy za telefon do [Nazwa restauracji]. Nie możemy teraz odebrać. Jeśli chcielibyście Państwo dokonać rezerwacji, prosimy o zostawienie imienia, numeru telefonu, preferowanej daty i godziny oraz wielkości grupy. Potwierdzimy rezerwację przy oddzwonieniu. Można również zarezerwować online na stronie [strona internetowa lub aplikacja].
Zamówienia na wynos
Tu linia zamówień na wynos w [Nazwa restauracji]. Aktualnie rozmawiamy przez inny telefon. Prosimy o zostawienie imienia, numeru telefonu i zamówienia, jeśli jest gotowe. Oddzwonimy, żeby potwierdzić. Szybsze zamawianie jest możliwe również przez [platforma zamówień online] na stronie [URL].
Zajęta obsługą
Dzień dobry, tu [Nazwa restauracji]. Jesteśmy w trakcie zajętej obsługi. Prosimy o zostawienie imienia, numeru telefonu i krótkiej informacji o powodzie połączenia. Odezwiemy się, jak tylko tempo obsługi zwolni, zazwyczaj w ciągu [czas]. Dziękujemy za cierpliwość.
Zapytanie o imprezę prywatną
Dziękujemy za telefon do [Nazwa restauracji]. Jeśli dzwonią Państwo w sprawie imprezy prywatnej lub dużej grupy, prosimy o zostawienie imienia, numeru telefonu, rozważanej daty i liczby gości. Nasz koordynator imprez oddzwoni w ciągu jednego dnia roboczego z opcjami i cenami.
Wskazówki dotyczące dostosowania
Aktualizuj czas oddzwonienia w zależności od dnia tygodnia. We wtorek w porze lunchu możesz obiecać 30 minut. W piątkowy wieczór dwie godziny mogą być bardziej realistyczne. Jeśli oferujesz rezerwację lub zamawianie online, zawsze wspomnij o tym w poczcie głosowej -- oszczędza to czas zarówno Tobie, jak i dzwoniącemu.
Twoja poczta głosowa działa, gdy Twoja kuchnia działa
Poczta głosowa restauracji nie jest jak poczta głosowa biurowa. Nie czeka bezczynnie do zakończenia godzin pracy. Aktywuje się w trakcie obsługi, gdy recepcjonista sadza gości, telefon dzwoni, a grupa ośmiu osób pyta o czas oczekiwania.
Różnica między pocztą głosową restauracji a większością innych biznesowych poczt głosowych to kwestia czasu. Twoje najbardziej zajęte okresy połączeń pokrywają się z najbardziej zajętymi okresami operacyjnymi. Obsługa lunchu i kolacji generuje zarówno najwięcej klientów w lokalu, jak i najwięcej dzwoniących na linii. Coś musi ustąpić, i zazwyczaj jest to telefon.
Oznacza to, że Twoja poczta głosowa musi pracować ciężej niż przeciętna. To nie jest siatka bezpieczeństwa na połączenia po godzinach. To narzędzie pierwszej linii w godzinach generujących największe przychody.
Co obejmuje każdy skrypt
Ogólna poczta głosowa recepcji
Obsługuje wszystkie typy połączeń. Utrzymuj podpowiedź na tyle otwarta, aby obejmowała rezerwacje, zamówienia na wynos, zapytania o imprezy i ogólne pytania. Dzwoniący mówi, czego potrzebuje; Ty oddzwaniasz przygotowany.
Najważniejszym elementem jest czas oddzwonienia. We wtorek w porze lunchu możesz obiecać 30 minut. W piątkowy wieczór bądź szczery i powiedz dwie godziny. Dzwoniący tolerują czekanie, gdy wiedzą, jak długo będzie trwało. Nie tolerują niepewności.
Rezerwacje — przepełnienie
Gdy wiele połączeń rezerwacyjnych nadchodzi jednocześnie, ta poczta głosowa zbiera szczegóły rezerwacji, aby Twój zespół mógł je potwierdzić później. Poproś o datę, godzinę, wielkość grupy i dane kontaktowe. To wszystko, czego potrzebujesz, aby sprawdzić książkę i oddzwonić z odpowiedzią tak lub nie.
Wspomnenie o platformie rezerwacji online jest tutaj mądre. Dzwoniący, który może zarezerwować online od razu, otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie zamiast czekać na oddzwonienie. Ty masz rezerwację zabezpieczoną bez rozmowy telefonicznej. Obie strony zyskują.
Linia zamówień na wynos
Dzwoniący zamawiający na wynos chcą szybkości. Mają zamówienie gotowe lub właśnie się decydują i chcą działać szybko. Twoja poczta głosowa powinna odpowiadać tej energii: krótka, bezpośrednia i skupiona na uchwyceniu zamówienia lub skierowaniu do alternatywy.
Jeśli korzystasz z systemu zamówień online, to jest miejsce na jego promocję. “Szybsze zamawianie na stronie [URL]” może przekierować 30% dzwoniących do zamówień online, zmniejszając obciążenie oddzwonieniami w najbardziej zajętych godzinach.
Potwierdzenie zajętej obsługi
Czasami potrzebujesz po prostu poczty głosowej, która mówi “jesteśmy bardzo zajęci, oddzwonimy.” Ta wersja jest szczera i ustawia oczekiwania bez przesadnych przeprosin. Restauracje mają być zajęte. Dzwoniący to rozumieją.
Kluczowe wyrażenie to “jak tylko tempo obsługi zwolni.” Mówi dzwoniącemu, że go nie ignorujesz. Jesteś w trakcie tego, co robisz, i zajmiesz się ich połączeniem, gdy będziesz mógł.
Imprezy prywatne
Poczta głosowa do zapytań o imprezy może sobie pozwolić na dłuższy czas oddzwonienia. Osoba planująca kolację ślubną lub imprezę firmową oczekuje odpowiedzi w ciągu dnia, nie w ciągu godziny. Wykorzystaj to na swoją korzyść, prosząc o wystarczająco dużo szczegółów (data, liczba gości, rodzaj imprezy), aby Twój koordynator mógł przygotować wstępną propozycję przed oddzwonieniem.
To zmienia rozmowę zwrotną z “proszę powiedzieć więcej” na “oto, co możemy Państwu zaoferować,” co jest znacznie silniejszą rozmową.
Matematyka nieodebranych połączeń w restauracji
Rezerwacja dla czterech osób na sobotni wieczór, średni rachunek 50 USD na osobę, to 200 USD przychodu. Jeśli Twoja poczta głosowa odstrasza choćby dwie grupy tygodniowo, ponieważ dzwoniący się rozłączają zamiast zostawiać wiadomość, to 1600 USD miesięcznie wychodzi drzwiami, nie wchodząc nigdy do środka.
Zamówienia na wynos niosą podobne koszty. Rodzina dzwoniąca, żeby zamówić kolację dla czterech osób, może wydać 60 do 80 USD. Jeśli nie mogą się dodzwonić i zamawiają z pizzerii, która odebrała przy pierwszym dzwonku, ten przychód jest stracony.
To nie są dramatyczne liczby dla pojedynczego połączenia. Ale sumują się w ciągu tygodni i miesięcy, a schemat jest stałym: im trudniej się do Ciebie dodzwonić, tym więcej biznesu trafia do konkurencji, która odbiera swoje telefony.
Od poczty głosowej do rozmowy
Oto co się dzieje, gdy dzwoniący trafia na standardową pocztę głosową: około połowa nie zostawia wiadomości. Rozłączają się. Powody są różne. Niektórzy nie lubią mówić do maszyn. Niektórzy myślą, że spróbują później i nigdy tego nie robią. Niektórzy dzwonią do następnej restauracji.
Safina zmienia ten wskaźnik konwersji. Zamiast sygnału i ciszy, dzwoniący otrzymuje rozmowę. Safina pyta, czy dzwonią w sprawie rezerwacji, zamówienia na wynos czy czegoś innego. Zbiera szczegóły, których Twój zespół potrzebuje, i wysyła podsumowanie. Dzwoniący czuje się wysłuchany. Twój personel otrzymuje przydatne informacje.
W cenie 42,99 zł/miesiąc za 30 minut obsługi połączeń, koszt to ułamek tego, co straciłbyś z jednej nieodebranej rezerwacji na zajęty wieczór. Plan Pro za 109,99 zł obejmuje 100 minut, a plan Business za 259,99 zł obsługuje 250 minut dla lokalizacji o dużym ruchu.
Aby uzyskać obsługę połączeń na żywo, zobacz nasze skrypty powitalne dla restauracji. Dla zamkniętych dni i poza godzinami sprawdź szablony po godzinach. Jeśli Twoja restauracja jest połączona z hotelem, skrypty poczty głosowej dla hoteli obejmują tę stronę. Przeglądaj pełną bibliotekę skryptów lub odkrywaj rozwiązania branżowe.
