L’immobilier n’attend pas les heures d’ouverture
Un agent immobilier appelle à 18h30 pour une signature prévue mercredi. Un membre d’une famille appelle samedi matin parce qu’il a besoin d’une procuration notariée avant une admission à l’hôpital lundi. Un chef d’entreprise appelle dimanche soir pour se renseigner sur la signature d’un contrat dont la conclusion est prévue mardi.
Ce ne sont pas des scénarios hypothétiques. Ils se produisent dans les études notariales chaque semaine. Et dans chaque cas, ce que l’appelant entend au téléphone détermine s’il attend votre rappel ou s’il trouve un autre notaire.
Le message hors horaires est la dernière chose qu’un appelant entend avant de décider de laisser un message ou de raccrocher. Pour les études notariales, cette décision implique souvent des questions juridiques et financières urgentes. Un message d’accueil hors horaires professionnel qui reconnaît l’urgence et demande les bons détails garde ces appelants dans votre pipeline.
Adapter le message à la situation
Fermetures en soirée
La plupart des appels notariaux après 17h proviennent de personnes qui travaillent dans la journée et n’ont pas pu appeler plus tôt. Ils ne sont pas en crise ; ils ont juste besoin de vous joindre. Un message simple fonctionne ici : indiquez vos horaires, demandez leurs coordonnées et confirmez que vous rappellerez le lendemain matin.
L’ajout qui compte pour les études notariales est de demander les échéances. Un appelant qui mentionne une signature jeudi dans son message reçoit un rappel à 7h30. Un appelant qui se renseigne sur une authentification de document le mois prochain peut attendre le milieu de matinée. Sans cette mention d’échéance, vous devinez les priorités.
Messages du week-end
Du vendredi soir au dimanche soir, c’est la plus longue période sans couverture. Pour les études spécialisées en immobilier, c’est aussi le moment où les agents et les acheteurs sont les plus actifs. Les visites ont lieu le week-end. Les décisions d’achat se prennent au dîner du samedi.
Votre message du week-end devrait spécifiquement tenir compte des appelants liés à l’immobilier et demander les dates de signature et les détails du bien. Cela donne à votre équipe une longueur d’avance pour la préparation du lundi matin. Un appelant qui laisse un message détaillé le week-end obtient un service plus rapide le lundi, ce qui est exactement l’expérience qui génère des recommandations.
Fermetures pour jours fériés
Les messages de jour férié nécessitent des dates exactes. « Nous sommes fermés pour les fêtes » ne dit rien d’utile à l’appelant. « Nous sommes fermés du 23 décembre au 2 janvier et rouvrons le 3 janvier à 9h » lui dit tout ce qu’il a besoin de savoir.
Pour les fermetures prolongées, envisagez d’inclure un remplacement. Un(e) confrère notaire qui assure votre permanence pendant votre absence maintient le service pour vos clients et mène souvent à des accords réciproques quand c’est son tour de s’absenter.
Appels de confirmation
Certains appelants hors horaires ont déjà un rendez-vous. Ils appellent pour confirmer, demander où se garer ou vérifier quels documents apporter. Votre message devrait rassurer ces appelants que leur rendez-vous est maintenu et que les derniers détails seront traités pendant les heures d’ouverture.
Cela évite l’anxiété inutile et les appels en double. « Si vous avez une signature programmée, soyez rassuré(e), nous avons bien votre rendez-vous » est une phrase simple qui élimine toute une catégorie d’appels de suivi.
Le coût des appels hors horaires manqués
Une signature immobilière génère généralement des honoraires de plusieurs centaines d’euros. Une seule signature manquée parce que l’appelant n’a pas pu vous joindre et a réservé chez un autre notaire représente un vrai manque à gagner. Sur une année, même deux ou trois signatures perdues s’accumulent en milliers d’euros de revenus manqués.
Au-delà des transactions individuelles, les appelants hors horaires qui ne peuvent pas vous joindre se forgent une impression. Si un agent immobilier appelle trois notaires un vendredi soir et qu’un seul a un message hors horaires professionnel et détaillé, c’est ce notaire qui obtient le dossier et les futures recommandations.
Convertir les appels hors horaires en rendez-vous
Un message enregistré recueille les informations passivement. L’appelant parle, vous écoutez plus tard, et vous espérez que le message contient ce dont vous avez besoin. En pratique, beaucoup de messages vocaux sont incomplets. Les noms sont marmonnés. Les numéros de téléphone sont prononcés trop vite. Les dates de signature sont oubliées.
Safina transforme ce processus passif en processus actif. Après les heures d’ouverture, Safina répond à vos appels et engage une brève conversation avec l’appelant. Elle demande son nom, le service dont il a besoin, s’il y a une échéance et comment le joindre. Le résultat est un résumé clair et structuré qui vous est envoyé, pas un enregistrement audio à décoder.
Pour les études notariales, le forfait Basic à 9,99 $/mois couvre 30 minutes d’appels. Le forfait Professionnel à 24,99 $ offre 100 minutes, ce qui convient à la plupart des études de petite et moyenne taille. La différence entre un message enregistré et une conversation guidée par IA est la différence entre des messages vocaux incomplets et des informations client exploitables.
Pour la gestion des appels en journée, consultez nos scripts d’accueil notariaux. Pour les appels manqués pendant les heures d’ouverture, voir les modèles de répondeur. Les cabinets d’avocats partagent des défis similaires hors horaires, donc nos scripts pour cabinets d’avocats peuvent aussi s’appliquer. Parcourez la bibliothèque complète de scripts ou explorez les solutions par secteur.