Pourquoi Calendly + Safina ?
Planifier des rendez-vous par telephone est lent. L’appelant dit « Et mardi ? » Vous verifiez votre agenda. « Mardi est complet. Et mercredi a 14 h ? » L’appelant verifie le sien. Des allers-retours jusqu’a trouver un creneau. Cela prend trois minutes alors que cela devrait en prendre trente secondes.
Calendly a deja resolu ce probleme pour la reservation en ligne. Vous partagez un lien, la personne choisit un creneau qui lui convient, et l’evenement est confirme. Pas d’allers-retours.
L’integration Safina-Calendly apportera cette meme efficacite aux appels telephoniques. Quand un appelant demande un rendez-vous, Safina pourra verifier votre disponibilite Calendly, suggerer des creneaux libres et reserver le rendez-vous directement pendant l’appel. Ou bien envoyer a l’appelant un lien Calendly par SMS pour qu’il choisisse un creneau apres avoir raccroche.
Cette integration est actuellement en cours de developpement. Voici ce qu’elle fera et comment elle fonctionnera.
Ce que l’integration permettra
Reservation de rendez-vous pendant l’appel
Safina capture deja les demandes de rendez-vous : dates, heures et motif de la visite preferences. Avec l’integration Calendly, l’IA ira plus loin. Elle verifiera votre disponibilite en temps reel dans Calendly et proposera a l’appelant des creneaux libres. Quand l’appelant accepte un horaire, l’evenement est reserve immediatement.
L’appelant raccroche avec un rendez-vous confirme. Vous voyez la reservation dans votre agenda. Aucun rappel necessaire.
Liens de planification par SMS
Tous les appelants ne souhaitent pas reserver sur-le-champ. Certains preferent verifier leur propre planning d’abord. Dans ces cas, Safina peut envoyer un SMS avec votre lien Calendly apres la fin de l’appel. L’appelant ouvre le lien, choisit un creneau, et la reservation est faite.
C’est particulierement utile pour les appelants qui disent des choses comme « Laissez-moi verifier avec mon conjoint et je vous rappelle. » Au lieu d’attendre un rappel qui n’arrivera peut-etre jamais, ils recoivent un lien qu’ils peuvent utiliser quand ils sont prets.
Confirmations automatiques
Quand un rendez-vous est reserve via l’integration, Calendly gere l’email de confirmation et les rappels que vous avez configures. L’appelant beneficie de la meme experience de reservation professionnelle que quelqu’un qui aurait planifie via votre site web.
Synchronisation du calendrier
Comme Calendly se synchronise deja avec Google Calendar, Microsoft Outlook et d’autres applications de calendrier, tout rendez-vous reserve via un appel Safina apparait partout ou vous gerez votre planning. Aucune configuration supplementaire necessaire.
Comment la configuration fonctionnera
Etape 1 : Connectez votre compte Calendly
Dans l’application Safina, allez dans Parametres, puis Integrations, et selectionnez Calendly. Vous vous authentifierez avec vos identifiants Calendly. Safina demandera un acces en lecture et ecriture a vos types d’evenements et votre disponibilite.
Etape 2 : Choisissez les types d’evenements
Si vous avez plusieurs types d’evenements dans Calendly (par exemple, « Consultation de 30 minutes », « Evaluation initiale », « Suivi »), selectionnez ceux que Safina doit proposer aux appelants. Vous pouvez definir un type d’evenement par defaut pour les reservations telephoniques ou laisser Safina choisir en fonction de ce que l’appelant decrit.
Etape 3 : Configurez le mapping des donnees
Safina capture les informations de l’appelant (nom, numero de telephone, email si fourni, motif du rendez-vous). Ces donnees seront associees aux champs invite de Calendly pour que la reservation contienne toutes les informations necessaires.
Etape 4 : Testez avec une reservation d’essai
Effectuez un appel test ou vous demandez un rendez-vous. Verifiez que Safina consulte votre disponibilite Calendly, propose un creneau et cree l’evenement. Verifiez que l’email de confirmation est envoye et que l’evenement apparait dans votre agenda.
Exemples de cas d’utilisation
Un cabinet dentaire qui remplit son planning
Un patient appelle pour reserver un detartrage. Safina capture la demande et verifie dans Calendly le prochain creneau disponible pour un hygieniste. « J’ai des disponibilites jeudi a 10 h et vendredi a 14 h. Lequel vous convient le mieux ? » Le patient choisit jeudi. Le rendez-vous est reserve, et le patient recoit un email de confirmation avec les instructions pre-visite.
Un consultant qui reduit les absences
Un client potentiel appelle pour discuter d’un projet. Safina gere la demande initiale et, a la fin de l’appel, propose de planifier une consultation de suivi. Comme le rendez-vous est reserve immediatement avec les rappels Calendly attaches, le taux d’absence diminue par rapport a « Je vous rappellerai pour planifier quelque chose. »
Un salon de coiffure qui gere les demandes en dehors des heures d’ouverture
Quelqu’un appelle a 20 h pour reserver une coupe. Safina repond, capture les preferences (coiffeur, type de service, jour souhaite) et envoie un SMS avec le lien Calendly filtre sur le bon type d’evenement. L’appelant reserve depuis son canape, et vous voyez le rendez-vous en arrivant le lendemain matin.
Un cabinet d’avocats qui gere les rendez-vous d’admission
Un client potentiel appelle au sujet d’une question juridique. Safina capture les details et evalue l’urgence. Pour les affaires courantes, Safina envoie un lien Calendly pour un creneau de consultation. Pour les affaires urgentes, Safina signale l’appel pour un rappel immediat. Le planning du cabinet reste organise sans que l’accueil ait a jongler manuellement entre appels et agenda.
Alternatives actuellement disponibles
En attendant que l’integration native Calendly soit finalisee, vous pouvez connecter Safina et Calendly des aujourd’hui via des outils d’automatisation :
- Zapier : Configurez un Zap ou le webhook de Safina declenche la creation d’un evenement Calendly. Le connecteur Calendly de Zapier peut creer des evenements et envoyer des invitations.
- Make : Construisez un scenario qui recoit les donnees d’appel de Safina, verifie la disponibilite Calendly via l’API et cree la reservation.
- Solution de contournement par SMS : Configurez un Zap Zapier ou un scenario Make qui envoie a l’appelant un SMS avec votre lien Calendly apres chaque appel ou un rendez-vous a ete demande.
Ces approches necessitent un peu plus de configuration que l’integration native, mais elles fonctionnent des aujourd’hui.
Questions frequentes
Quand l’integration Calendly sera-t-elle lancee ?
L’integration est en cours de developpement actif. Contactez-nous via l’application ou le site web Safina pour etre informe de sa disponibilite.
Safina pourra-t-elle verifier la disponibilite en temps reel ?
Oui, c’est prevu. L’integration lira votre disponibilite Calendly en temps reel pour que l’IA puisse proposer aux appelants des creneaux reellement libres.
Cela fonctionne-t-il avec le plan gratuit de Calendly ?
L’integration de base (envoi de liens de planification, creation d’evenements) fonctionnera avec tous les plans Calendly. Les fonctionnalites necessitant la verification de plusieurs types d’evenements ou la planification d’equipe peuvent necessiter un plan Calendly Pro ou Teams.
Que se passe-t-il si l’appelant souhaite un creneau indisponible ?
Safina proposera les alternatives les plus proches. Si aucun creneau convenable n’est disponible, Safina notera les preferences de l’appelant et signalera l’appel pour que vous le traitiez manuellement.
Quel plan Safina est necessaire ?
Les integrations sont disponibles sur les plans Pro (24,99 $/mois) et Business (59,99 $/mois). Le plan Basic n’inclut pas l’acces aux integrations.