Pourquoi Google Sheets + Safina ?
Google Sheets est le moyen le plus simple de consigner des donnees. Il ne necessite ni abonnement CRM, ni base de donnees, ni aucune competence technique. Vous ouvrez un tableur, et les donnees sont la. Triables, filtrables, partageables.
Quand vous connectez Safina a Google Sheets, chaque appel gere par l’IA ajoute une nouvelle ligne a votre tableur. Nom de l’appelant, numero de telephone, heure de l’appel, duree, motif, urgence, resume. Tout capture automatiquement, tout au meme endroit.
Cela fonctionne particulierement bien pour :
- Les freelances qui veulent un simple journal d’appels sans payer un CRM
- Les petites entreprises qui ont besoin de partager les donnees d’appels avec une equipe
- Toute personne souhaitant identifier des tendances dans le volume d’appels, les sujets ou les appels manques
Pas besoin de CRM
Toutes les entreprises n’ont pas besoin de Salesforce ou HubSpot. Si votre volume d’appels est inferieur a 50 par semaine et que votre flux de travail est simple, un Google Sheet fait l’affaire. Vous pourrez toujours passer a un CRM plus tard et importer les donnees.
Deja familier
Votre equipe sait utiliser Google Sheets. Pas de courbe d’apprentissage, pas de formation, pas de nouveau mot de passe a retenir. Ouvrez le tableur, consultez les appels.
Gratuit
Google Sheets est gratuit pour un usage personnel et inclus dans les forfaits professionnels Google Workspace. Le seul cout est l’outil d’automatisation connectant Safina au tableur (le plan gratuit de Zapier couvre les usages basiques).
Configuration en 5 etapes
Etape 1 : Creez votre Google Sheet
Ouvrez Google Sheets et creez un nouveau tableur. Ajoutez des en-tetes de colonnes dans la premiere ligne :
| Date | Heure | Nom de l’appelant | Numero de telephone | Duree | Motif | Urgence | Resume |
|---|
Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes selon ce qui compte pour votre entreprise. Le webhook Safina envoie tous les champs disponibles, et vous choisissez lesquels inclure.
Etape 2 : Configurez une automatisation
Vous avez besoin d’un outil pour connecter le webhook Safina a Google Sheets. Les trois principales options :
- Zapier : Le plus facile a configurer. Le plan gratuit couvre jusqu’a 100 appels par mois.
- Make : Plus flexible pour les logiques complexes. Le plan gratuit couvre 1 000 operations par mois.
- n8n : Option auto-hebergee si vous voulez un controle total et aucune limite par operation.
Pour ce guide, nous utiliserons Zapier car c’est le plus simple.
Etape 3 : Connectez le webhook Safina comme declencheur
Dans Zapier, creez un nouveau Zap. Choisissez « Webhooks by Zapier » comme declencheur et selectionnez « Catch Hook ». Zapier genere une URL de webhook. Copiez-la.
Dans l’application Safina, allez dans Parametres, puis Integrations, puis Webhooks. Ajoutez un nouveau webhook, collez l’URL Zapier et selectionnez call.ended comme evenement declencheur.
Etape 4 : Associez les champs aux colonnes
De retour dans Zapier, ajoutez « Google Sheets » comme action et selectionnez « Create Spreadsheet Row ». Choisissez votre tableur et le bon onglet. Puis associez chaque champ Safina a la colonne correspondante :
- Safina « caller_name » vers la colonne « Nom de l’appelant »
- Safina « phone_number » vers la colonne « Numero de telephone »
- Safina « call_duration » vers la colonne « Duree »
- Safina « summary » vers la colonne « Resume »
- Safina « urgency » vers la colonne « Urgence »
- Safina « timestamp » vers les colonnes « Date » et « Heure »
Zapier vous permet de formater les champs avant qu’ils n’arrivent dans le tableur. Vous pouvez separer l’horodatage en colonnes date et heure distinctes, convertir la duree de secondes en minutes, ou ajouter un prefixe aux numeros de telephone.
Etape 5 : Testez et activez
Cliquez sur « Test » dans Zapier. Un echantillon de donnees est envoye a votre Google Sheet. Ouvrez le tableur et verifiez qu’une nouvelle ligne est apparue avec les bonnes donnees dans les bonnes colonnes. Si le mapping est correct, activez le Zap.
Desormais, chaque appel gere par Safina ajoute automatiquement une ligne a votre tableur.
A quoi ressemble votre journal d’appels
Apres quelques jours, votre Google Sheet se transforme en un journal d’appels structure :
| Date | Heure | Nom de l’appelant | Numero de telephone | Duree | Motif | Urgence | Resume |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-03-04 | 09:14 | Thomas Mueller | +49 176 555 1234 | 1m 42s | Devis renovation salle de bain | Moyen | L’appelant souhaite un devis pour une renovation complete de salle de bain dans un espace de 12 m2. Delai souhaite : avril. |
| 2026-03-04 | 10:31 | Lisa Weber | +49 151 555 5678 | 2m 05s | Fuite de tuyau urgente | Eleve | Tuyau eclate dans la cuisine. L’eau coule activement. Reparation le jour meme necessaire. Adresse : Hauptstr. 15, Munich. |
| 2026-03-04 | 14:22 | Inconnu | +49 30 555 9012 | 0m 38s | Spam / demarchage telephonique | Faible | Appel commercial automatise pour des contrats d’energie. Aucune action necessaire. |
4 facons d’utiliser votre journal d’appels
1. Revue hebdomadaire
Chaque lundi matin, ouvrez le tableur, filtrez par la semaine ecoulee et triez par urgence. Identifiez les appels necessitant encore une reponse. Cela prend cinq minutes et vous assure que rien n’est passe entre les mailles du filet.
2. Reporting mensuel
A la fin de chaque mois, utilisez les fonctions integrees de Google Sheets pour calculer :
- Total des appels traites
- Duree moyenne des appels
- Taux d’appels manques (si vous suivez ce champ)
- Sujets d’appels les plus frequents
- Pourcentage d’appels a haute urgence
Quelques formules vous donnent un apercu mensuel des performances sans aucun logiciel d’analyse.
3. Partage avec votre equipe
Partagez le tableur avec vos employes ou un assistant virtuel. Ils peuvent consulter le journal tout au long de la journee et gerer les rappels sans attendre que vous leur transmettiez les messages. Ajoutez une colonne « Statut » (Ouvert / Rappele / Resolu) pour que chacun sache quels appels ont ete traites.
4. Reporting client
Si vous gerez des appels pour des clients (en tant qu’assistant virtuel, gestionnaire immobilier ou agence), le Google Sheet sert de registre transparent. Partagez un lien en lecture seule avec le client pour qu’il voie exactement ce qui est arrive et comment cela a ete traite.
Conseils pour gerer votre tableur
Ajoutez une colonne « Statut ». Suivez si chaque appel a ete rappele ou resolu. Utilisez la validation des donnees pour creer un menu deroulant (Ouvert, Rappele, Resolu, Aucune action requise).
Utilisez la mise en forme conditionnelle. Mettez les lignes a haute urgence en rouge et les lignes de spam en gris. Cela accelere la lecture du tableur.
Creez des filtres. Configurez des vues filtrees enregistrees pour differentes perspectives : « Appels de cette semaine », « Haute urgence uniquement », « Rappels sans reponse ».
Archivez mensuellement. Copiez les donnees de chaque mois dans un onglet separe pour garder le tableur principal rapide et concentre sur les appels en cours.
Questions frequentes
Safina se connecte-t-elle directement a Google Sheets ?
Pas directement. La connexion passe par un outil d’automatisation comme Zapier, Make ou n8n. Ces outils recoivent le webhook Safina et ecrivent les donnees dans votre tableur. La configuration prend environ 10 minutes.
Combien d’appels puis-je consigner ?
Google Sheets prend en charge jusqu’a 10 millions de cellules. A 8 colonnes par appel, cela represente plus de 1,2 million de lignes. Pour toute petite ou moyenne entreprise, c’est effectivement illimite.
Puis-je utiliser le meme tableur pour plusieurs entreprises ?
Oui. Ajoutez une colonne « Entreprise » et filtrez par celle-ci. Si vous gerez les appels de plusieurs entreprises sous un seul compte Safina, chaque appel peut etre associe au nom de l’entreprise correspondante.
Quel plan Safina est necessaire ?
Les webhooks sont disponibles sur les plans Pro (24,99 $/mois) et Business (59,99 $/mois). Le plan Basic n’inclut pas l’acces aux webhooks.