Scripts prêts à l'emploi
Fermeture Noël et Nouvel An
Merci d'appeler [Nom du restaurant]. Nous sommes fermés pour les fêtes du [date de début] au [date de fin] et rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Si vous souhaitez réserver une table après les fêtes, veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone, date souhaitée, nombre de convives et éventuels besoins alimentaires. Vous pouvez également réserver sur [site web]. Bonnes fêtes de la part de toute l'équipe de [Nom du restaurant].
Menu spécial de fête
Bonjour, vous êtes bien chez [Nom du restaurant]. Nous sommes ouverts le [jour férié] de [heure] à [heure] avec un menu spécial de fête. Les réservations sont requises et les places se remplissent rapidement. Laissez votre nom, numéro de téléphone, nombre de convives et horaire souhaité, et nous confirmerons votre réservation rapidement. Vous pouvez également réserver en ligne sur [site web]. Pour consulter notre menu et nos tarifs, rendez-vous sur [site web].
Fermeture d'été / congés annuels
Merci d'appeler [Nom du restaurant]. Nous prenons nos congés annuels d'été et serons fermés du [date de début] au [date de fin]. Nous rouvrirons le [date de retour] à [heure] avec notre nouveau menu d'automne. Laissez votre nom et numéro et nous vous recontacterons à notre retour. Pour réserver une table pour notre semaine de réouverture, rendez-vous sur [site web].
Fermeture de Pâques
Vous êtes bien chez [Nom du restaurant]. Nous sommes fermés pour Pâques du [date de début] au [date de fin] et serons de retour le [date de retour] à [heure]. Pour réserver une table après les vacances, laissez votre nom, numéro de téléphone, date souhaitée et nombre de convives. Vous pouvez également réserver en ligne sur [site web]. Nous avons hâte de vous accueillir à nouveau.
Fermeture d'urgence (cuisine / personnel)
Merci d'appeler [Nom du restaurant]. Nous sommes désolés, mais nous sommes fermés aujourd'hui en raison de [raison]. Nous prévoyons de rouvrir le [date de retour] à [heure]. Si vous aviez une réservation pour aujourd'hui, veuillez accepter nos excuses. Laissez votre nom et numéro de téléphone et nous vous rappellerons pour replanifier. Pour l'achat de cartes cadeaux ou les demandes d'événements privés, envoyez-nous un e-mail à [adresse e-mail].
Conseils de personnalisation
Mettez toujours à jour votre message de jours fériés avec les dates exactes et supprimez-le le jour de votre réouverture. Pour les jours fériés où vous êtes ouvert avec un menu spécial, assurez-vous que le message reflète la disponibilité et qu'une réservation est probablement nécessaire. Si vous utilisez une plateforme de réservation en ligne, mentionnez-la dans chaque version du message. Un appelant en dehors des heures qui peut réserver en ligne est préférable à un message vocal que vous ne consulterez peut-être pas avant le lendemain matin.
Les restaurants et les jours fériés : c’est compliqué
Certains restaurants ferment pour chaque jour férié important. D’autres restent ouverts pour le service de Noël, ferment le 25 décembre et proposent un menu spécial du Nouvel An. Beaucoup prennent des congés annuels en été. Le message téléphonique doit correspondre à ce que vous faites réellement, et il change plusieurs fois par an.
Les enjeux sont élevés car les appelants de restaurants pendant les jours fériés essaient presque toujours de faire l’une de ces deux choses : confirmer que vous êtes ouvert, ou faire une réservation. Ces deux types d’appelants sont prêts à dépenser. Si votre message est vague, obsolète ou absent, ils appelleront le prochain établissement de leur liste.
Quand utiliser chaque script
Fermeture Noël et Nouvel An couvre la fermeture prolongée la plus courante pour les restaurants. De nombreux restaurants indépendants ferment une semaine ou plus entre Noël et le Nouvel An. Le message doit inclure les dates exactes, la date de retour et une invitation à réserver pour après les fêtes. Si vous utilisez un système de réservation en ligne, mentionnez-le. Les appelants pendant la fermeture peuvent réserver pour votre semaine de réouverture sans attendre un rappel.
Menu spécial de fête inverse le script habituel. Au lieu d’expliquer une fermeture, ce message confirme que vous êtes ouvert et génère des réservations. Les jours fériés sont parmi les jours les plus fréquentes pour les sorties au restaurant, et votre téléphone sonnera avec des personnes cherchant une table. Facilitez-leur la tâche : indiquez les horaires, mentionnez le menu spécial et donnez-leur deux moyens de réserver (messagerie vocale et site web).
Fermeture d’été / congés annuels est courant dans la gastronomie et les restaurants de chef. L’équipe a besoin de repos, les cuisines ont besoin d’un grand nettoyage, et de nombreux propriétaires profitent de cette pause pour développer de nouveaux menus. Votre message doit expliquer la pause, donner la date de réouverture et, si possible, créer de l’attente pour la suite. “Nous rouvrirons le 5 septembre avec notre nouveau menu d’automne” donne aux appelants une raison de revenir.
Fermeture de Pâques est généralement une pause plus courte, souvent juste un long week-end. Gardez le message simple avec les dates, l’heure de retour et les options de réservation. Si vous êtes ouvert le dimanche de Pâques avec un service de brunch, utilisez une variante qui confirme les horaires et encourage les réservations.
Fermeture d’urgence (cuisine / personnel) gère l’imprévu : panne d’équipement, crise de personnel, contrôle sanitaire ou conditions météorologiques extrêmes. L’essentiel ici est l’honnêteté et un calendrier de retour clair. Reconnaissez les réservations existantes si vous en avez. Ne laissez pas les clients qui ont réservé se demander ce qui s’est passé.
Les appels de jours fériés sont des appels de réservation
La plupart des personnes qui appellent un restaurant pendant une fermeture de jour férié ne cherchent pas à se plaindre ou à poser une question quelconque. Elles veulent une table. Peut-être qu’elles planifient un dîner entre amis après les fêtes. Peut-être qu’elles pensent déjà au Nouvel An. Ce sont des appelants très motivés qui sont prêts à s’engager.
Votre message doit leur faciliter au maximum la réservation :
- Demandez le nom, le numéro de téléphone, la date, le nombre de convives et les besoins alimentaires
- Mentionnez la réservation en ligne si disponible
- Donnez un délai clair pour la confirmation de la réservation
Un message qui recueille ces détails transforme une fermeture de jour férié en un pipeline de réservations confirmées pour votre première semaine de retour. Un message qui dit simplement “nous sommes fermés” transforme ce pipeline en néant.
Les congés annuels méritent une attention particulière
La pause annuelle d’été (ou d’hiver) est propre aux restaurants. Elle est plus longue qu’une fermeture de jour férié, souvent d’une à trois semaines, et coïncide généralement avec un changement de menu. C’est une opportunité, pas seulement un désagrément.
Votre message téléphonique pendant les congés annuels devrait :
- Expliquer pourquoi vous êtes fermé (congés annuels, pas cessation d’activité)
- Créer de l’anticipation pour la réouverture (nouveau menu, espace rénové, événement spécial d’ouverture)
- Donner aux appelants un moyen de réserver pour la semaine de réouverture
Les restaurants qui traitent leurs congés annuels comme un moment marketing reviennent plus forts. Ceux qui restent silencieux laissent les habitués se demander s’ils ont fermé définitivement.
Maintenir le flux de réservations 24h/24
Un message enregistré capte certaines demandes de réservation, mais il manque des détails, reçoit des messages vocaux brouillés et ne peut pas poser de questions de suivi. Safina répond aux appels de jours fériés comme le ferait une hôtesse : en demandant le nombre de convives, les préférences de date, les restrictions alimentaires et les occasions spéciales. Vous recevez des demandes de réservation propres, organisées et prêtes à être confirmées.
Le forfait Basic à 9,99 €/mois couvre les appels qui arrivent pendant une semaine de fermeture. Pour les restaurants avec un trafic téléphonique important autour des jours fériés, le forfait Professionnel à 24,99 €/mois gère 100 minutes de couverture.
Consultez nos scripts d’accueil pour restaurants pour la gestion quotidienne des appels et les modèles en dehors des heures d’ouverture pour la couverture régulière en soirée. Les hôtels et restaurants partagent souvent des défis similaires pendant les jours fériés, alors consultez aussi nos scripts de jours fériés pour hôtels. La bibliothèque de scripts complète propose des modèles pour toutes les situations.
