Ansagetexte zum Übernehmen
Weihnachten & Neujahr (geöffnet mit Feiertagszeiten)
Danke für Ihren Anruf bei [Hotelname]. Wir sind über die gesamte Feiertagszeit für Sie da. Die Rezeption ist zwischen Weihnachten und Neujahr von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] besetzt, vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Für Zimmerreservierungen drücken Sie [Taste] oder besuchen Sie [Webseite]. Wenn Sie bereits Gast bei uns sind und Hilfe benötigen, drücken Sie [Taste] für die Rezeption. Für unsere Feiertags-Arrangements und Verfügbarkeiten hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre Wunschdaten, und unser Reservierungsteam meldet sich innerhalb von [Zeitrahmen].
Feiertags-Wochenende (einzelner Feiertag)
Hallo, Sie haben [Hotelname] erreicht. Wir sind auch am Feiertag für Sie geöffnet, die Rezeption ist von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] besetzt. Wenn Sie ein Zimmer über das Feiertagswochenende buchen möchten, hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer, Ihre Wunschdaten und die Gästeanzahl, und unser Team meldet sich in Kürze. Hausgäste erreichen die Rezeption unter [Durchwahl oder Nummer]. Unser Restaurant serviert an [Feiertagsname] ein [Brunch/Abendessen] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]. Reservierungen sind empfohlen.
Hochsaison / Sommerzeit
Danke für Ihren Anruf bei [Hotelname]. Aktuell ist Hochsaison und die Verfügbarkeit ist begrenzt. Für die schnellste Buchung besuchen Sie [Webseite] oder hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Reisedaten und Zimmerwünsche, und wir prüfen die Verfügbarkeit und rufen zurück. Hausgäste drücken bitte [Taste] für die Rezeption. Gruppenanfragen ab fünf Zimmern senden eine E-Mail an [E-Mail-Adresse] für Sonderkonditionen.
Ostern / Frühjahrsfeiertage
Sie haben [Hotelname] erreicht. Wir sind über die Osterfeiertage wie gewohnt für Sie da. Die Rezeption ist von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] besetzt. Für Zimmerreservierungen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, das gewünschte An- und Abreisedatum, die Gästeanzahl und besondere Wünsche. Sie können auch online unter [Webseite] buchen. Hausgäste erreichen die Rezeption unter [Taste].
Notschließung (Wetter / Wartung)
Danke für Ihren Anruf bei [Hotelname]. Aufgrund von [Grund] ist unser Haus vom [Startdatum] bis voraussichtlich [Enddatum] vorübergehend geschlossen. Wenn Sie eine bestehende Reservierung in diesem Zeitraum haben, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre Bestätigungsnummer. Unser Team meldet sich, um eine Umbuchung oder Erstattung zu arrangieren. Für Fragen schreiben Sie an [E-Mail-Adresse]. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten und veröffentlichen Neuigkeiten unter [Webseite].
Tipps zum Anpassen
Hotels sind an Feiertagen normalerweise geöffnet, daher geht es bei den meisten Feiertags-Ansagen um angepasste Zeiten und Sonderangebote statt Schließungen. Immer auf die Online-Buchung als schnellste Option hinweisen, besonders in der Hochsaison, wenn die Telefonleitung besetzt sein kann. Bei Notschließungen Gäste mit bestehenden Reservierungen priorisieren und einen klaren Weg zur Umbuchung bieten. Wenn Restaurant, Spa oder Pool andere Feiertagszeiten haben, diese erwähnen oder auf die Webseite verweisen.
Hotels schließen nicht, aber Feiertage ändern trotzdem alles
Anders als die meisten Geschäfte sind Hotels normalerweise 365 Tage im Jahr geöffnet. Das heißt aber nicht, dass der Telefonbetrieb an Feiertagen gleich bleibt. Die Rezeptionsbesetzung wechselt. Das Restaurant schließt vielleicht am ersten Weihnachtstag. Spa-Zeiten ändern sich. Sonderarrangements wollen beworben werden. Und das Anrufvolumen steigt in der Buchungshochsaison.
Eine Feiertags-Ansage bei einem Hotel erklärt keine Schließung. Sie bestätigt, dass geöffnet ist, leitet Anrufer zur richtigen Stelle und macht das Buchen einfach. Der Anrufer, der am 20. Dezember wegen eines Silvester-Zimmers anruft, ist bereit, Geld auszugeben. Das sollte man ihm nicht schwer machen.
Wann welche Vorlage passt
Weihnachten & Neujahr (geöffnet mit Feiertagszeiten) bestätigt, dass das Hotel in Betrieb ist, und klärt angepasste Zeiten. Viele Hotels reduzieren die Rezeptionsbesetzung in der Feiertagswoche, was längere Wartezeiten bedeutet. Die Ansage sollte die Online-Buchung als schnellste Option bewerben und trotzdem Details von Anrufern erfassen, die lieber mit jemandem sprechen. Wenn Feiertagsarrangements oder Sondertarife angeboten werden, das erwähnen.
Feiertags-Wochenende deckt einzelne Feiertage und Brückentage ab. Die Ansage bestätigt die Verfügbarkeit, nennt die Zeiten und erfasst Buchungsanfragen. Wenn das hauseigene Restaurant ein besonderes Menü fährt, das erwähnen. Das kann den Ausschlag für eine Buchung geben.
Hochsaison / Sommerzeit ist kein klassischer Feiertag, aber die geschäftigste Phase für viele Hotels. Die Ansage bestätigt die hohe Nachfrage, verweist Anrufer auf die Online-Buchung für die schnellsten Ergebnisse und fängt Überlauf-Anfragen auf. Gruppenanfragen sollten einen eigenen Weg bekommen (E-Mail oder eine eigene Durchwahl), weil sie hochwertig sind und mehr Abstimmung brauchen.
Ostern / Frühjahrsfeiertage bringen eine Mischung aus Familienreisenden und Wochenendausflüglern. Die Ansage bestätigt, dass geöffnet ist, nennt die Zeiten und erfasst Reservierungsdetails. Wenn ein Osterarrangement angeboten wird (Osterbrunch, Familienaktivitäten), kurz erwähnen.
Notschließung (Wetter / Wartung) kommt selten vor, ist aber kritisch. Naturereignisse, größere Wartungsarbeiten oder Sicherheitsbedenken können eine vorübergehende Schließung erzwingen. Gäste mit bestehenden Reservierungen haben oberste Priorität. Die Ansage sollte ihre Buchungen anerkennen, Umbuchung oder Erstattung anbieten und einen direkten Kontaktweg geben.
Anrufvolumen steigt an Feiertagen
Hotels verzeichnen an Feiertagen deutlich mehr Telefonverkehr. Ein Teil sind Neubuchungen. Ein Teil sind bestehende Gäste, die nach Check-in-Zeiten, Parken oder Angeboten fragen. Ein Teil sind Eventplaner, die schon an die nächste Saison denken.
Die Telefonansage in diesen Phasen sollte wie ein Verkehrsleiter funktionieren:
- Neue Reservierungen: Details hinterlassen oder online buchen
- Hausgäste: eine bestimmte Taste für die Rezeption drücken
- Events und Gruppen: dem Event-Team eine E-Mail schreiben
- Allgemeine Anfragen: Nachricht für einen Rückruf hinterlassen
Ohne diese Weiterleitung landet jeder Anrufer in derselben Warteschlange, und die Person, die ein 400-Euro-Silvesterzimmer buchen will, wartet hinter jemandem, der nach den Pool-Öffnungszeiten fragt.
Online-Buchung ist der beste Freund an Feiertagen
Jede Feiertags-Ansage sollte das Online-Buchungssystem erwähnen. In der Hochsaison ist das Telefon der langsamste Weg, ein Zimmer zu buchen. Wartezeiten steigen, das Personal jongliert mehrere Aufgaben, und Anrufer legen auf. Die Webseite ist immer verfügbar, zeigt Echtzeit-Verfügbarkeit und verarbeitet Buchungen sofort.
Die Telefonansage soll das Telefon nicht ersetzen. Sie muss nur die Webseite als schnellere Alternative anbieten. “Für die schnellste Buchung besuchen Sie [Webseite]” dauert fünf Sekunden und leitet einen nennenswerten Anteil der Anrufer auf einen Kanal um, der für alle besser funktioniert.
Feiertags-Abdeckung auch bei dünner Besetzung
Auch mit einer 24-Stunden-Rezeption gibt es Phasen, in denen die Telefonabdeckung dünn wird. Nachtschichten über die Feiertage, reduzierte Besetzung am ersten Weihnachtstag oder einfach eine Anrufwelle, die mehr ist, als ein einzelner Rezeptionsmitarbeiter bewältigen kann.
Safina nimmt Überlauf-Anrufe an, fragt, was der Gast braucht, und schickt Dir strukturierte Notizen. Ein potenzieller Gast, der buchen möchte, bekommt innerhalb von Stunden einen Rückruf statt ein Besetztzeichen. Ein Hausgast mit einer Frage wird an die Rezeptionsdurchwahl weitergeleitet. Für 9,99 Euro im Monat beim Basic-Plan kostet das einen Bruchteil einer zusätzlichen Besetzung.
Für die tägliche Anrufannahme findest Du Begrüßungsskripte bei uns. Für Abdeckung über Nacht die Abwesenheitsansagen. Restaurants stehen vor ähnlichen Feiertags-Herausforderungen, daher lohnt ein Blick auf die Restaurant-Feiertagsvorlagen. Die komplette Vorlagen-Sammlung hat die gesamte Kollektion.
