Der erste Anruf entscheidet über das Mandat
Menschen kontaktieren ein Notariat in wichtigen Lebensmomenten. Sie kaufen ein Haus, setzen ein Testament auf, erteilen eine Vorsorgevollmacht oder lassen Dokumente für den internationalen Gebrauch beglaubigen. Das sind Situationen, in denen Sorgfalt und Vertrauen alles andere überwiegen.
Wer bei einem Notariat anruft, stöbert nicht. Die Person hat ein konkretes rechtliches Anliegen und meistens einen Termin, der drängt. Die Art, wie Dein Büro diesen Anruf beantwortet, zeigt dem Anrufer, ob er einen verlässlichen Fachmann gefunden hat oder ob er weitersuchen sollte.
Eine ruhige, strukturierte Begrüßung, die das Anliegen zügig erfasst und die richtigen Informationen aufnimmt, legt den Grundstein für eine reibungslose Zusammenarbeit. Eine knappe oder unklare Antwort bewirkt das Gegenteil.
Die häufigsten Anruftypen im Notariat
Grundstückskäufe und Immobilientransaktionen
Immobiliengeschäfte machen einen großen Teil der notariellen Arbeit aus. Käufer, Verkäufer, Makler und Banken sind alle darauf angewiesen, dass die Beurkundung korrekt abläuft. Wenn jemand wegen eines Kaufvertrags anruft, brauchst Du sofort vier Dinge:
- Beurkundungstermin (dieser bestimmt Deinen gesamten Zeitplan)
- Objektadresse (für die Urkundenvorbereitung)
- Namen aller Beteiligten (Käufer, Verkäufer und eventuelle Bevollmächtigte)
- Banken- oder Maklerbeteiligung (klärt, wer welche Unterlagen beisteuert)
Beurkundungstermine haben harte Fristen. Ein fehlendes Detail beim ersten Anruf kann eine Kettenreaktion auslösen, die alle Beteiligten betrifft. Das Begrüßungsskript für Immobilienanrufer ist so aufgebaut, dass diese Informationen vor Gesprächsende erfasst werden.
Testament und Vorsorge
Testamente, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen sind persönlich und oft emotional. Anrufer planen voraus oder reagieren auf eine gesundheitliche Situation in der Familie. Der Ton sollte respektvoll und geduldig sein.
Die benötigten Informationen sind überschaubar:
- Art des Dokuments (Testament, Erbvertrag, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung)
- Ob ein Anwalt eingebunden ist (viele erbrechtliche Dokumente werden von Anwälten entworfen und beim Notar beurkundet)
- Anzahl der Unterzeichner und Zeugen
- Zeitrahmen (manche Nachlassplanung ist vorausschauend, manche dringend)
Hetze diese Anrufer nicht. Ein paar zusätzliche Sekunden Geduld am Telefon stärken das Vertrauen des Mandanten unmittelbar.
Beglaubigungen und Apostillen
Internationale Dokumente, eidesstattliche Versicherungen, Verträge und beglaubigte Kopien erfordern alle eine notarielle Tätigkeit. Manche brauchen eine Apostille für die Verwendung im Ausland. Diese Anrufe sind kurz, aber detailsensibel.
Frage den Anrufer, um welches Dokument es geht und wo es verwendet wird. Ein Dokument für ein anderes Land hat andere Anforderungen als eines für den Inlandsgebrauch. Erinnere jeden Anrufer daran, einen gültigen Ausweis mitzubringen, denn eine Absage am Beurkundungstermin wegen fehlender Identifikation verschwendet beidseitig Zeit.
Beurkundungen mit mehreren Beteiligten
Wenn an einer Beurkundung drei, vier oder mehr Parteien beteiligt sind, wird die Koordination zur Hauptaufgabe. Der Anruf ist Deine Gelegenheit, alle Beteiligten zu erfassen, zu klären, wer persönlich erscheint, und ob für einige Parteien eine Videokonferenz nötig ist.
Nimm Namen und Kontaktdaten aller Beteiligten beim ersten Anruf auf. Bestätige die Urkundenart, damit Dein Büro die richtige Anzahl an Ausfertigungen vorbereiten kann.
Wenn im Büro niemand abnehmen kann
Notariate sind oft kleine Einheiten. Der Notar ist in einer Beurkundung, die Assistenz betreut einen Mandanten vor Ort. Anrufe gehen in den geschäftigsten Stunden unbeantwortet, und die Anrufer haben Fristen, die nicht warten.
Safina schließt diese Lücke. Wenn niemand verfügbar ist, nimmt Safina den Anruf entgegen, fragt nach dem gewünschten notariellen Vorgang, erfasst die Details und sendet Deinem Büro eine strukturierte Zusammenfassung. Du siehst sofort, was benötigt wird, ohne eine undeutliche Sprachnachricht abzuhören. Ab 9,99 Euro monatlich für 30 Minuten, der Pro-Plan für 24,99 Euro deckt 100 Minuten ab.
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