Ce que fait l’integration
Safina se connecte a votre calendrier Microsoft Outlook via Microsoft 365. Quand un appelant demande un rendez-vous, Safina verifie votre disponibilite, propose un creneau libre et reserve, le tout pendant l’appel telephonique.
Verification de disponibilite en temps reel
Safina consulte votre calendrier Outlook en direct. Reunions, plages bloquees, evenements sur toute la journee : tout est pris en compte pour suggerer les creneaux disponibles. Si votre mardi matin est charge, Safina le sait et propose mardi apres-midi ou mercredi a la place.
Reservation instantanee pendant l’appel
Plus besoin de rappels ou d’echanges d’emails. L’appelant dit « Jeudi a 14 h, ca me va », Safina confirme que le creneau est libre et le rendez-vous apparait dans votre calendrier Outlook en quelques secondes.
Confirmation par SMS
Apres la reservation, l’appelant recoit un SMS avec les details du rendez-vous. Vous recevez un evenement dans votre calendrier Outlook avec le nom de l’appelant, son numero de telephone et le motif de la reunion.
Prevention des doubles reservations
Safina verifie l’etat de votre calendrier en direct avant de reserver. Si un autre rendez-vous occupe le creneau, Safina ne le surcharge pas. Les evenements chevauchants des calendriers partages sont egalement respectes, tant qu’ils sont visibles dans votre calendrier connecte.
Configuration en 3 etapes
1. Connectez Microsoft 365
Ouvrez l’application Safina, allez dans Parametres > Integrations et appuyez sur « Connecter Outlook Calendar ». Connectez-vous avec votre compte Microsoft 365 et accordez a Safina l’acces en lecture/ecriture a votre calendrier.
2. Selectionnez l’agenda et les preferences
Choisissez quel calendrier Outlook utiliser. Definissez vos horaires disponibles, la duree par defaut des rendez-vous, le delai minimum de reservation et le temps tampon entre les rendez-vous.
3. Termine
Safina consulte desormais votre calendrier Outlook et reserve des rendez-vous pendant les appels. Aucune configuration supplementaire necessaire.
Duree totale de configuration : Moins de 3 minutes.
Cas d’utilisation
Cabinet comptable
La saison fiscale implique des reunions clients dos a dos. Quand un nouveau client appelle pour planifier une consultation, Safina verifie votre calendrier Outlook, trouve le premier creneau disponible de 45 minutes et le reserve. Le client recoit un SMS avec la date, l’heure et l’adresse de votre cabinet. Aucune interruption de votre reunion en cours.
Gestion immobiliere
Les locataires appellent au sujet de demandes de maintenance et ont besoin de rendez-vous d’inspection. Safina verifie le calendrier Outlook de votre gestionnaire immobilier et reserve un creneau de visite ou d’inspection. Des details comme le numero d’appartement et la description du probleme sont inclus dans l’evenement du calendrier.
Cabinet de conseil
Un prospect appelle pour planifier un appel de decouverte. Vous etes dans un avion. Safina repond, qualifie la demande, verifie votre calendrier Outlook et reserve un appel de 30 minutes plus tard dans la semaine. Le prospect recoit une confirmation immediatement. Vous atterrissez avec un agenda parfaitement organise.
Ce qui se synchronise
| Donnees | Direction | Champ Outlook Calendar |
|---|---|---|
| Date et heure du rendez-vous | Safina -> Outlook | Debut/fin de l’evenement |
| Nom de l’appelant | Safina -> Outlook | Objet de l’evenement |
| Numero de telephone | Safina -> Outlook | Corps de l’evenement |
| Motif du rendez-vous | Safina -> Outlook | Corps de l’evenement |
| Votre disponibilite | Outlook -> Safina | Statut libre/occupe |
Questions frequentes
Quels plans Microsoft sont compatibles ?
Safina fonctionne avec tout plan Microsoft 365 incluant Outlook Calendar : Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3 et E5. Les comptes Microsoft 365 personnels (anciennement Office 365 Famille) sont egalement pris en charge.
En quoi cela differe-t-il de l’integration Google Calendar ?
Fonctionnellement, elles sont identiques. Les deux integrations verifient la disponibilite en temps reel, reservent des rendez-vous pendant les appels et envoient des confirmations par SMS. La difference est le systeme de calendrier que vous utilisez. Si votre organisation fonctionne avec Microsoft 365, connectez Outlook. Si vous utilisez Google Workspace, connectez Google Calendar. Vous pouvez egalement connecter les deux si vous utilisez plusieurs systemes de calendrier.
Safina peut-elle acceder aux calendriers partages ou aux calendriers de salles ?
Safina se connecte au calendrier que vous autorisez lors de la configuration. Si vous avez les permissions de consulter un calendrier partage ou un calendrier de salle dans Outlook, Safina peut les prendre en compte pour les verifications de disponibilite. La reservation est effectuee sur votre calendrier principal connecte.
Que se passe-t-il si je reprogramme ou annule dans Outlook ?
Si vous deplacez ou supprimez un rendez-vous dans Outlook, le calendrier reflete le changement immediatement. Safina consulte toujours votre calendrier en direct, donc les appels suivants verront la disponibilite mise a jour. L’appelant n’est pas notifie automatiquement ; vous devrez le contacter directement.